Ubezpieczyciele należności handlowych powinni sprawdzić, czy outsourcing windykacji jest zgodny z nowym stanowiskiem KNF | Co do zasady

Stanowisko KNF z 25 marca 2024 r. dotyczące niektórych aspektów stosowania outsourcingu przez zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji obejmuje również prowadzenie postępowań windykacyjnych związanych z wykonywaniem umów ubezpieczenia. Ubezpieczyciele oferujący kredyt kupiecki, dla których czynności windykacyjne prowadzą podmioty zewnętrzne, muszą zweryfikować, czy outsourcing w tym zakresie jest zgodny ze stanowiskiem KNF.

W miarę jak pogarsza się sytuacja płatnicza przedsiębiorstw, rośnie znaczenie ubezpieczeń należności handlowych. Są one kluczowe zwłaszcza dla przedsiębiorców eksportujących towary za granicę. Jak pisze Polska Izba Ubezpieczeń w swoim corocznym podsumowaniu z 8 kwietnia 2024 r., w 2023 roku ubezpieczyciele objęli ochroną transakcje handlowe na kwotę 911 mld zł. To niemal 29,3% wartości całej polskiej gospodarki w 2023 r. Ubezpieczyciele należności wypłacili w 2023 r. odszkodowania na sumę 384,5 mln zł – to o 75 proc. więcej niż rok wcześniej.

Ubezpieczenie należności handlowych (tzw. kredyt kupiecki) jest tak skonstruowane, że kluczowym elementem jest windykacja należności – najczęściej wykonywana przez ubezpieczyciela na mocy pełnomocnictwa od ubezpieczonego. Dla zakładów oferujących tego rodzaju produkty kluczowe jest więc nowe stanowisko KNF z 25 marca 2024 r. dotyczące niektórych aspektów stosowania outsourcingu przez zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji, gdyż – jak wskazano wprost – stanowisko to obejmuje również prowadzenie postępowań windykacyjnych związanych z wykonywaniem umów ubezpieczenia. Tym samym ubezpieczyciele oferujący kredyt kupiecki, którzy czynności windykacyjne prowadzą poprzez podmioty zewnętrzne, muszą zweryfikować, czy outsourcing w tym zakresie jest zgodny ze stanowiskiem KNF.

Istota stanowiska KNF w zakresie outsourcingu

W wydanym przez siebie stanowisku organ nadzoru przedstawił wyniki przeprowadzonego przez siebie przeglądu zasad outsourcingu wdrożonych przez podmioty z rynku ubezpieczeniowego i reasekuracyjnego. KNF przyjrzała się, jak zakłady klasyfikują funkcje należące do systemu zarządzania oraz podstawowe lub ważne czynności. Analiza wykazała, że praktyka jest niejednolita, co skłoniło organ nadzoru do wydania stanowiska zawierającego wskazówki, które mają zapewnić prawidłowe spełnianie wymogów zawartych w ustawie o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, a także w przepisach unijnych.

KNF sformułowała kryteria oceny funkcji należących do systemu zarządzania lub czynności uznawanych za podstawowe lub ważne dla zakładu. Ustalając, które z funkcji lub czynności należy uznać za podstawowe lub ważne, zakład powinien najpierw przeprowadzić swoisty test niezbędności, a więc ocenę, czy bez zapewnienia realizacji tej funkcji byłby w stanie świadczyć usługi na rzecz ubezpieczających czy ubezpieczonych. Przy takiej ocenie zakład powinien również uwzględniać wpływ outsourcingu na zachowanie stabilnego systemu zarządzania, utrzymanie prawidłowej kondycji finansowej oraz zgodność działalności z przepisami prawa.

Oprócz tego KNF wskazała kilka innych, bardziej rozbudowanych kryteriów, które należy wziąć pod uwagę w zgodzie z zasadą proporcjonalności. Chodzi m.in. o rodzaj czynności objętej outsourcingiem, wpływ potencjalnych zakłóceń w wykonywaniu outsourcingu na zdolność zakładu do posiadania zezwolenia na prowadzenie działalności czy wpływ finansowy outsourcingu na zakład.

W swoim stanowisku KNF poruszyła także istotną kwestię, jaką jest ocena ryzyka dostawcy. Oprócz najbardziej oczywistego ryzyka, że wykonawca nie wykona zleconych funkcji lub czynności (lub że wykona je nienależycie), organ wskazał także inne, mniej oczywiste rodzaje ryzyka:

• ryzyko koncentracji funkcji w ręku jednego dostawcy, który posiada dominującą pozycję rynkową, przez co jego zastąpienie w krótkim czasie może być znacząco utrudnione,
• ryzyko konfliktu interesów, jaki może powstać podczas realizacji outsourcingu.

W związku z tym odpowiednie polityki outsourcingu zakładów powinny określać:

• źródła potencjalnych konfliktów interesów dla zakładu,
• mechanizmy kontrolne,
• zasady monitorowania konfliktów interesów oraz raportowania o nich.

Najbardziej typowymi zagrożeniami dla bezstronności lub niezależności w wykonywaniu outsourcingu są powiązania kapitałowe między zakładem a dostawcą lub ich wzajemne związanie innymi stosunkami umownymi.

Outsourcing podstawowych funkcji i innych działań w ramach działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej

Jeśli chodzi o outsourcing funkcji należących do systemu zarządzania, KNF wyraziła opinię, że wszystkie funkcje należące do systemu zarządzania (tj. funkcje aktuarialna, zarządzania ryzykiem, zgodności z przepisami, audytu wewnętrznego) mają podstawowe znaczenie dla działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. Jednorazowe doradztwo w zakresie jednej z tych funkcji z reguły nie będzie outsourcingiem, jednak jeśli dostawca stale lub okresowo wykonuje zadania danej funkcji, zakład powinien rozważyć klasyfikację tego jako outsourcing.

Uwzględniając sformułowane przez siebie kryteria, KNF wskazała przykłady czynności, które zakłady powinny brać pod uwagę jako potencjalnie podstawowe lub ważne. Są to m.in.:

• ocena ryzyka w umowach ubezpieczenia i gwarancji ubezpieczeniowych,
• ustalanie wysokości szkód,
• tworzenie produktów,
• zapewnienie ciągłego utrzymania i wsparcia systemów informatycznych.

Na drugim biegunie wskazano zaś czynności, które – co do zasady – można pominąć przy ustalaniu listy czynności podstawowych lub ważnych. Urząd KNF wskazał tu przykładowo:

• zapewnianie bezpieczeństwa budynków i personelu,
• rekrutowanie pracowników,
• szkolenia,
• usługi marketingowe.

Ostatnią kwestią poruszoną przez organ nadzoru w omawianym stanowisku jest monitoring charakteru funkcji lub czynności zleconej w ramach outsourcingu. Zakłady powinny przeprowadzać okresową weryfikację wszystkich funkcji lub czynności realizowanych w ramach outsourcingu, aby ustalić, czy nie stały się one podstawowe lub ważne. Konieczność modyfikacji dotychczasowej klasyfikacji danej funkcji lub czynności może bowiem wynikać ze zmian okoliczności zewnętrznych albo ze zmian w organizacji lub profilu działalności zakładu.

Termin wdrożenia stanowiska KNF

Urząd Komisji Nadzoru Finansowego wyraził oczekiwanie, że zakłady przeprowadzą przegląd polityk (zasad) outsourcingu i zawartych umów outsourcingu oraz ewentualnie wprowadzą niezbędne modyfikacje polityk i umów, tak aby uwzględnić stanowisko KNF. Zakłady powinny dostosować działalność do stanowiska:

• do 31 grudnia 2024 r. – w odniesieniu do przeglądu i modyfikacji polityk (zasad) outsourcingu oraz uwzględnienia stanowiska w nowo zawieranych umowach outsourcingu,
• do 31 marca 2025 r. – w odniesieniu do pozostałych umów outsourcingu.

Podstawy prawne

KNF przypomina, że podstawy prawne, na jakich zakłady powinny się opierać w zakresie wyboru i oceny dostawców usług outsourcingu, to:

• Wytyczne EIOPA oraz Sprawozdanie EIOPA nr 14.17,
• rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2015/35 z 10 października 2014 r.,
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2554 z 14 grudnia 2022 r. w sprawie operacyjnej odporności cyfrowej sektora finansowego.

Opublikowane przez KNF stanowisko podpowiada, jak prawidłowo spełniać wymogi w zakresie outsourcingu. Wskazówki organu doprecyzowują i wyjaśniają te wymogi w celu ujednolicenia praktyki zakładów.

Mateusz Kosiorowski, adwokat, Danuta Pajewska, radca prawny, Klaudiusz Mikołajczyk, praktyka ubezpieczeniowa kancelarii Wardyński i Wspólnicy