Składanie dokumentów w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego po nowelizacji | Co do zasady

Wykonawcy najpierw wstępnie oświadczają, że spełniają warunki udziału w postępowaniu, a dopiero na późniejszym etapie składają dokumenty na potwierdzenie tych okoliczności. Zasada ta dotyczy wszystkich trybów postępowania. Jednocześnie ustawa przewiduje od niej wyjątki.

Moment składania dokumentów – zasada i wyjątek

Zgodnie z przepisem art. 25a p.z.p. do oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wykonawca dołącza aktualne na dzień ich składania oświadczenie, że nie podlega wykluczeniu i że spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz kryteria selekcji w postępowaniach dwustopniowych. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie okoliczności, których ono dotyczy. W postępowaniach przekraczających progi unijne oświadczenie składane jest w formie jednolitego dokumentu zamówienia (tzw. JEDZ). Dla postępowań podprogowych ustawodawca nie przewiduje wzoru takiego dokumentu – każdy wykonawca powinien przygotować go we własnym zakresie.

Następnie, zgodnie z przepisem art. 26 p.z.p., w przypadku postępowań przekraczających progi unijne zamawiający jeszcze przed udzieleniem zamówienia wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia. Dokumenty powinny być aktualne na dzień ich złożenia. Zamawiający wyznacza wykonawcy termin – nie krótszy niż 10 dni. Warto zauważyć, że podobnie jak w poprzednim stanie prawnym również obecnie nie jest konieczne żądanie dokumentów od wykonawców zamówień podprogowych. Jeżeli jednak zamawiający zdecyduje się na takie wymaganie, termin na ich przedłożenie nie może być krótszy niż 5 dni.

Wskazany powyżej tok składania dokumentów może zostać jednak zmieniony, jeśli zamawiający zdecyduje się skorzystać z przewidzianego przez ustawodawcę wyjątku. Zgodnie z przepisem art. 26 ust. 2f p.z.p., jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania, zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających brak przesłanek wykluczenia czy spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

Powyższa regulacja może posłużyć zamawiającemu do stosowania dawnego trybu składania dokumentów podmiotowych – tj. żądania ich już wraz z wnioskiem lub ofertą, jeżeli wykaże, że jest to niezbędne w danych okolicznościach. Na tej samej podstawie można jednak żądać odpowiednich dokumentów w każdym innym momencie postępowania, np. po weryfikacji wniosków a przed złożeniem ofert. Ustawa nie przewiduje, jaki termin powinien być wówczas wyznaczony, jednak należy uznać, że analogicznie do regulacji z art. 26 ust. 1 p.z.p. musi on wynosić co najmniej 10 dni (zamówienia powyżej progów) lub 5 dni (zamówienia poniżej progów).

Aktualność dokumentów

Ustawowe odroczenie terminu składania dokumentów nie oznacza, że wykonawcy powinni zwlekać z uzyskiwaniem odpowiednich dokumentów aż do momentu wezwania ich przez zamawiającego. W szczególności nie powinni z tym zwlekać, jeśli z zapisów ogłoszenia o zamówieniu wynika, że takie dokumenty będą wymagane wcześniej niż dopiero po wyborze oferty – na przykład gdy zamawiający, powołując się na przepis art. 26 ust. 2f p.z.p., wskazuje, jakich dokumentów będzie żądał od wykonawców.

W przypadku większych podmiotów ilość takich dokumentów często jest znaczna, zwłaszcza z uwagi na nowelizację przesłanek wykluczenia wykonawców. Obecnie na przykład należy wykazać niekaralność nie tylko członków zarządu, ale również członków organów nadzorczych oraz prokurentów. Szczególnie trudne może być uzyskanie w krótkim czasie oświadczeń dotyczących prokurentów, których liczba w przypadku większych podmiotów często sięga kilkudziesięciu. Operacyjny charakter ich działalności często przy tym powoduje, że nie są oni dostępni w miejscu, w którym taki dokument może być uzyskany. Jeśli dodatkowo niekaralność należy wykazać poprzez przedstawienie dokumentu sporządzonego przez notariusza na podstawie oświadczenia samego zainteresowanego (na przykład w Japonii nie ma odpowiednika polskiego Krajowego Rejestru Karnego), to proces uzyskiwania kompletu dokumentów staje się czasochłonny.

Jeśli chodzi o aktualność dokumentów potwierdzających brak występowania przesłanek wykluczenia wykonawcy z postępowania lub spełnienie warunków udziału w postępowaniu, to zgodnie z nowym rozporządzeniem w sprawie dokumentów, jakich zamawiający może żądać od wykonawcy¹, niezmieniona w stosunku do starego stanu prawnego pozostała zasada, że określone dokumenty takie jak wypis z Krajowego Rejestru Karnego czy zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego powinny być wystawione 3 lub 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Podobna zasada dotyczy pozostałych dokumentów podmiotowych. Natomiast zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych dokumenty powinny być aktualne na dzień ich złożenia. Te dwie regulacje wyznaczają początkową i końcową datę, które określają ramy czasowe, w jakich mogą być wystawione dokumenty składane przez wykonawcę. Innymi słowy, przepisy ustawy traktują o tym jak „nowe” mogą być składane dokumenty, a przepisy rozporządzenia, o tym jak „stare” mogą być składane dokumenty².

Wykonawcy nie muszą zatem się obawiać, że dokumenty, które gromadzili jeszcze przed wezwaniem przez zamawiającego do ich złożenia, zostaną uznane za wystawione za wcześnie. Niezależnie od tego, w którym momencie wykonawca zostanie wezwany do przedstawienia dokumentów, mogą one być datowane jeszcze na kilka miesięcy przez terminem złożenia wniosków lub ofert, który to termin nadal pozostaje punktem odniesienia. Należy jednak mieć na uwadze, że dokumenty te muszą zachowywać aktualność na dzień ich składania. Dokument zatem, niezależnie od daty jego wystawienia, musi odzwierciedlać stan faktyczny, który jest aktualny na dzień jego złożenia, nawet jeśli został wystawiony kilka miesięcy wcześniej.

Procedura odwrócona

Powyżej omówionej zasady, którą stosujemy do wszystkich trybów, nie można mylić z „procedurą odwróconą”, o której stanowi treść art. 24aa p.z.p. Ta regulacja odnosi się tylko do przetargu nieograniczonego i dotyczy sytuacji, w której zamawiający decyduje się nie dokonywać nawet wstępnej oceny wykonawców pod względem podmiotowym (na podstawie oświadczenia), aż do czasu rozstrzygnięcia o najkorzystniejszej ofercie.

W takim przypadku, jak wskazuje Urząd Zamówień Publicznych na swojej stronie internetowej, w pierwszej kolejności zamawiający dokonuje oceny ofert pod kątem przesłanek odrzucenia oferty (art. 89 ust. 1 ustawy Pzp) oraz kryteriów oceny ofert opisanych w SIWZ, po czym dopiero wyłącznie w odniesieniu do wykonawcy, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza (uplasowała się na najwyższej pozycji rankingowej), dokonuje oceny podmiotowej wykonawcy, tj. bada oświadczenie wstępne, a następnie żąda przedłożenia dokumentów w trybie art. 26 ust. 1 lub 2 ustawy Pzp.

Hanna Drynkorn, praktyka infrastruktury, transportu, zamówień publicznych i PPP kancelarii Wardyński i Wspólnicy