Zamówienia publiczne w obliczu powodzi | Co do zasady

Przechodząca przez Polskę fala powodziowa ma znaczący wpływ na życie dotkniętej nią ludności oraz na funkcjonowanie lokalnych przedsiębiorstw. Dezorganizuje również pracę władz samorządowych i instytucji, wymuszając nie tylko większe zaangażowanie, ale także podejmowanie szybkich decyzji, w tym zakupów w trybie pilnym.

W czasie powodzi mamy do czynienia z sytuacją kryzysową, co pozwala na zastosowanie pewnych ułatwień w zasadach dokonywania zakupów ze środków publicznych. Celem tych ułatwień jest zapewnienie niezbędnych środków w odpowiednim czasie.

Sytuacja kryzysowa

Jest to sytuacja, która negatywnie wpływa na bezpieczeństwo ludzi, mienia w znacznych rozmiarach lub środowiska, powodując ograniczenia w działaniach właściwych organów administracji publicznej z powodu braku adekwatnych środków i zasobów.

Przypominamy, że w razie zaistnienia pilnej potrzeby udzielenia zamówienia publicznego, zamawiający może:

1. udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia,
2. udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki
3. zastosować krótsze niż wynikające z ustawy, terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz terminy składania ofert
4. zastosować przepisy o udzielaniu zamówień z dziedziny bezpieczeństwa, jeżeli przedmiot zamówienia dotyczy infrastruktury krytycznej.

Infrastruktura krytyczna

Obejmuje systemy oraz powiązane z nimi obiekty, takie jak budowle, urządzenia, instalacje i usługi kluczowe dla bezpieczeństwa państwa i obywateli, a także dla sprawnego funkcjonowania administracji publicznej, przedsiębiorstw i instytucji. Do infrastruktury krytycznej należą m.in.:

• zaopatrzenie w energię, surowce energetyczne i paliwa;
• łączność i sieci teleinformatyczne;
• systemy finansowe;
• zaopatrzenie w żywność i wodę;
• ochrona zdrowia;
• transport;
• służby ratownicze;
• administracja publiczna;
• produkcja, składowanie i stosowanie substancji niebezpiecznych, w tym promieniotwórczych oraz rurociągi niebezpiecznych substancji.

Kiedy dopuszczalne jest zamówienie z wolnej ręki?

Postępowanie może być prowadzone w trybie z wolnej ręki, gdy:

• występuje sytuacja wyjątkowa, taka jak powódź;
• sytuacja ta nie wynika z działań zamawiającego;
• zamawiający nie mógł jej przewidzieć;
• konieczne jest natychmiastowe wykonanie zamówienia;
• nie ma możliwości zachowania terminów w innych trybach udzielania zamówień.

Pilna potrzeba występuje w szczególności przy konieczności zakupu sprzętu do akcji ratunkowej lub innych środków służących usuwaniu skutków powodzi, takich jak naprawa dróg dojazdowych czy prace porządkowe. Tryb zamówienia z wolnej ręki wymaga jednak spełnienia łącznie wszystkich warunków określonych w przepisach. Zamówienie powinno być ograniczone do działań niezbędnych, mających na celu zapobieżenie negatywnym skutkom zdarzeń, których nie można było przewidzieć.

Polecenie może wyłączyć stosowanie PZP

Zgodnie z art. 7c ustawy o zarządzaniu kryzysowym, stosowanie Prawa zamówień publicznych jest wyłączone w przypadku zamówień na usługi lub dostawy niezbędne do realizacji poleceń:

1. Wydanych przez Prezesa Rady Ministrów wobec organów administracji rządowej, państwowych osób prawnych, jednostek samorządu terytorialnego, a także przedsiębiorców.

2. Wydanych przez ministrów kierujących działami administracji rządowej wobec podległych im organów, państwowych osób prawnych oraz spółek Skarbu Państwa.

Polecenia te mogą być wydane w celu ochrony, wzmocnienia lub odbudowy infrastruktury krytycznej, a także kontroli nad sytuacją kryzysową, która negatywnie wpływa na bezpieczeństwo ludzi, mienia lub środowiska, oraz w celu usunięcia skutków kryzysu.

W przypadku takich zamówień, zamawiający ma obowiązek, w ciągu 7 dni od udzielenia zamówienia, zamieścić informację o tym w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Uproszczenie procedur konkurencyjnych

Zamawiający, którzy rozpoczynają postępowania o udzielenie zamówień publicznych, mają do dyspozycji środki, które mogą ułatwić i przyspieszyć procedury konkurencyjne, takie jak:

• ograniczenie wymaganych dokumentów od wykonawców, w tym podmiotowych środków dowodowych;
• zastosowanie procedury odwróconej;
• rezygnacja z żądania składania oświadczenia wstępnego wraz z ofertą (art. 139 ust. 2 p.z.p.).

W postępowaniach krajowych prowadzonych w trybie podstawowym zamawiający mogą zupełnie zrezygnować z żądania podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów selekcji.

Komplikacje w trwających postępowaniach i realizowanych umowach

Zamawiający powinni również uwzględniać możliwe komplikacje w trwających postępowaniach oraz realizowanych umowach o zamówienia publiczne, związane z sytuacją powodziową oraz ogłoszonym stanem klęski żywiołowej. Warto zwrócić uwagę że:

• Wykonawców, którzy ze względu na powódź nie są w stanie przedstawić wymaganych dokumentów, nie należy obciążać negatywnymi konsekwencjami, takimi jak zatrzymanie wadium.
•  W przypadku, gdy wykonawca nie może dotrzymać terminu z przyczyn niezależnych od siebie i wnioskuje o jego przedłużenie, zamawiający powinien rozważyć taką możliwość.
• Trwająca powódź może prowadzić do niedotrzymania terminów umownych lub niewłaściwej realizacji zamówienia. Naliczanie kar umownych powinno uwzględniać stopień winy wykonawcy oraz wpływ powodzi na realizację zamówienia.
• Powódź jest klasycznym przykładem siły wyższej, jeśli uniemożliwia lub utrudnia realizację umowy, i to nie tylko na obszarach bezpośrednio dotkniętych powodzią.

Anna Prigan, radca prawny, praktyka infrastruktury, transportu, zamówień publicznych i PPP kancelarii Wardyński i Wspólnicy