Jednolity europejski dokument zamówienia | Co do zasady

Jedną z ważniejszych zmian w ramach nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych jest wprowadzenie jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, który ma znacząco ułatwić wykonawcom ubieganie się o udzielenie zamówienia.

Z perspektywy prawa unijnego

Dyrektywa 2014/24/UE w swojej preambule (pkt 84) wskazuje, że jedną z głównych przeszkód uczestnictwa w zamówieniach publicznych są obciążenia administracyjne wynikające z konieczności przedstawienia znacznej liczby zaświadczeń lub innych dokumentów dotyczących przesłanek wykluczenia i kryteriów kwalifikacji (warunków udziału w postępowaniu). Ograniczenie takich wymogów mogłoby odformalizować procedurę i zachęcić szersze grono przedsiębiorców do ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego.

W związku z powyższym dyrektywa wprowadza jednolity europejski dokument zamówienia (ang. ESPD – European Single Procurement Document; stosowany jest również polski skrót – JEDZ). To rozwiązanie ma na celu przede wszystkim odformalizowanie procedur oraz ich znaczne uproszczenie w systemie zamówień publicznych. Taki instrument to nic innego jak rozbudowane oświadczenie własne przedsiębiorcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia z postępowania. W konsekwencji tylko od wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najlepszą, będzie można wymagać przedstawienia wszystkich niezbędnych zaświadczeń i dokumentów. Rozwiązanie zaproponowane przez komisarz ds. rynku wewnętrznego, przedsiębiorczości oraz małych i średnich przedsiębiorstw Elżbietę Bieńkowską miało zlikwidować obciążenia administracyjne nakładane na małych i średnich przedsiębiorców oraz wykonawców stających do postępowań transgranicznych.

W dniu 6 stycznia br. w Dzienniku Urzędowym UE zostało opublikowane rozporządzenie wykonawcze Komisji Europejskiej 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiające formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia. Około dwudziestostronicowy dokument ma być docelowo wypełniany jedynie elektronicznie. W chwili obecnej w krajach, w których już funkcjonuje ESPD, każdy z wykonawców wypełnia oświadczenie ręcznie, a dla przyspieszenia procedury może przekazać dokument w formie skanu. Każde państwo członkowskie zobowiązane jest do stworzenia systemu informatycznego pozwalającego na wypełnianie, pozyskiwanie i wymianę formularzy pomiędzy stronami postępowania. Takie rozwiązanie powinno zostać zrealizowane najpóźniej do końca 2018 r. (także w Polsce).

Formularz powinien być ułatwieniem dla wykonawców biorących udział w transgranicznym postępowaniu o udzielenie zamówienia, ponieważ występować będzie on we wszystkich językach UE, zastępując w założeniu dokumenty krajowe, często odmienne od siebie pod względem formy. Dodatkowo art. 59 dyrektywy 2014/24/UE przewiduje stworzenie bezpłatnej krajowej bazy danych, dzięki której zamawiający będą mieli dostęp do wszelkich niezbędnych dokumentów i zaświadczeń.

Niestety unijne dokumenty nie przedstawiają rozwiązania w sposób kompleksowy. Nie znajdziemy w nich informacji na temat ponoszenia kosztów obsługi bazy czy – jak w przypadku postępowań transgranicznych – kosztów związanych z tłumaczeniem dokumentów. Dowiadujemy się natomiast, że jeżeli zamawiający może skorzystać z takiej bazy danych, to wykonawca nie jest zobowiązany do przedłożenia dokumentacji w oryginale.

Dodatkowo należy pamiętać, że każde państwo członkowskie jest zobowiązane wdrożyć system e-Certis. Platforma e-Certis spełniać będzie funkcję repozytorium zaświadczeń, z których przede wszystkim powinni korzystać zamawiający. Na podstawie art. 61. dyrektywy Komisja Europejska udostępnia system i nim zarządza, natomiast odpowiednie zespoły krajowe czuwają nad aktualizacją zawartych w systemie informacji.

Z perspektywy prawa polskiego

Rozwiązania dotyczące ESPD znalazły odzwierciedlenie w ustawie nowelizującej. Zgodnie z nowym art. 25a p.z.p. wraz ze składaniem wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert w postępowaniach, w których wartość zamówienia jest równa kwotom lub przekracza kwoty, od których uzależniony jest obowiązek publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym UE, zamawiający będą przyjmować jednolity europejski dokument zamówienia, który będzie dowodem wstępnym zastępującym zaświadczenia i inne dokumenty wydawane przez organy publiczne lub osoby trzecie (art. 25a ust. 1 p.z.p.). Informacje zawarte w jednolitym dokumencie mają stanowić wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Polskie prawo umożliwia wykonawcy wykorzystanie informacji zawartych w ESPD w innym postępowaniu o udzielenie zamówienia, pod warunkiem że wykonawca dodatkowo potwierdzi aktualność tych informacji (art. 25a ust. 6 p.z.p.).

Ponadto nowelizacja wskazuje zasady składania ESPD przez wykonawców startujących w przetargu w konsorcjum lub korzystających w przetargu z potencjału podmiotów trzecich (art. 25a ust. 3 i 4). Jeśli wykonawca polega na zdolnościach innych podmiotów, ma on obowiązek złożyć ESPD tych podmiotów w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby. Z kolei jeśli wykonawcy wspólnie ubiegają się o zamówienie, jednolity dokument składa każdy z tych wykonawców. Złożone ESPD powinny potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji.

Zgodnie z podstawowym celem wprowadzenia ESPD zamawiający będzie wymagał dokumentów potwierdzających warunki udziału dopiero przed udzieleniem zamówienia publicznego od tego wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Jednocześnie zamawiający będzie mógł zwrócić się do wykonawców na każdym etapie postępowania o przedłożenie wszystkich lub niektórych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału lub kryteriów selekcji, jeżeli będzie to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania. Jeśli informacje lub dokumenty złożone przez wykonawców potwierdzające spełnianie warunków udziału lub kryteriów selekcji lub brak przesłanek wykluczenia są niekompletne, błędne lub budzą wątpliwości, zamawiający będzie mógł zażądać złożenia, uzupełnienia, poprawienia lub wyjaśnienia stosownych informacji lub dokumentów we wskazanym przez siebie terminie (art. 26 ust. 3 p.z.p.).

Możliwe wątpliwości

Przepisy unijne w zakresie ESPD wymagają mądrych i kompleksowych rozwiązań implementacyjnych krajowego ustawodawcy. Sama idea ESPD jest jak najbardziej słuszna, jednak pamiętać należy, że rozwiązania z pozoru prostsze nie zawsze są lepsze. I tak, choć nowelizacja dokonuje implementacji dyrektywy, nie rozwija interpretacyjnych wątpliwości związanych ze stosowaniem ESPD. Chodzi tutaj między innymi o następujące kwestie:

• zachowanie zamawiającego w przypadku, gdy wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, nie przedstawi stosownych dokumentów – wydaje się, że brakuje odpowiedzi na pytanie, czy w takiej sytuacji zamawiający powinien wybrać następnego w kolejności wykonawcę, dokonać ponownej oceny ofert czy też unieważnić postępowanie;
• daty zaświadczeń – skoro celem ESPD jest uproszczenie procedury ubiegania się o zamówienie, a zaświadczenia ma przedstawiać wyłącznie wykonawca, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą, logiczne wydaje się, że takie zaświadczenia powinny być pozyskiwane po dokonaniu oceny ofert przez zamawiającego. Tymczasem nie zmieniono zasady, że stosowne dokumenty powinny wykazywać spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, co w praktyce może zniweczyć główny cel ESPD;
• brak kompletnej regulacji dotyczących funkcjonowania baz danych – chociażby w zakresie kosztów ich funkcjonowania (np. kto będzie ponosić koszty uzyskiwania zaświadczeń z zagranicznych baz danych w przypadku wykonawców z innych krajów niż Polska, ubiegających się o udzielenie zamówienia).

Biorąc pod uwagę, jak istotny wpływ na polską gospodarkę ma strefa zamówień publicznych, powinno się poświęcić wiele uwagi rozwiązaniom typu ESPD, które z założenia mają harmonizować prawo państw członkowskich, jednak z uwzględnieniem ich odrębnej specyfiki oraz realiów, w jakich będą wykonywane. Rzecz jasna dużo będzie zależeć od praktyki stosowania art. 25b p.z.p., jednak już w tym momencie można się zastanawiać, czy nie będzie konieczne uszczegółowienie przepisów dotyczących jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia w ramach kolejnej nowelizacji Prawa zamówień publicznych.

Natalia Rutkowska, Maria Hejda, praktyka infrastruktury, transportu, zamówień publicznych i PPP kancelarii Wardyński i Wspólnicy