Historie z KIO: Czy zamawiający musi uzasadnić wybór najkorzystniejszej oferty?
Zasada przejrzystości jest jednym z fundamentów postępowania o udzielenie zamówienia. Zgodnie z art. 92 ust. 1 p.z.p. zamawiający, dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty, zamieszcza uzasadnienie swojej decyzji. W praktyce wykonawcy nie zawsze mają to zagwarantowane, ponieważ zdarza się, że zamawiający unikają sporządzenia uzasadnienia, nie podając powodów swoich decyzji. Sytuacja taka stała się przedmiotem wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z 23 stycznia 2020 r. (KIO 43/20).
W przedmiotowej sprawie zamawiający podjął decyzję o wyborze najkorzystniejszej oferty, którą dostarczono oferentom bez jakiegokolwiek uzasadnienia. Jeden z wykonawców postanowił złożyć odwołanie do KIO, twierdząc, że wskutek braku uzasadnienia decyzji zamawiającego wykonawcy nie mają żadnej wiedzy na temat tego, jakimi motywami kierował się zamawiający, przyznając punkty w pozacenowym kryterium oceny ofert. Odwołujący podkreślił, że pozacenowe kryterium oceny ofert ma wagę aż 40%, zatem fakt przyznania bądź nieprzyznania punktów w tym kryterium ma fundamentalne znaczenie dla wyniku postępowania.
Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty
Zgodnie z art. 92 ust. 1 p.z.p. zamawiający informuje niezwłocznie wszystkich wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy, jeżeli są miejscami wykonywania działalności wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Na podstawie przepisu należy uznać, że wszelkie czynności związane z wyborem najkorzystniejszej oferty muszą zostać uzasadnione zarówno pod względem faktycznym, jak i prawnym.
Sporządzenie przez zamawiającego uzasadnienia decyzji o wyborze najkorzystniejszej oferty jest argumentowane dwoma fundamentalnymi zasadami postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: zasadą przejrzystości oraz zasadą jawności postępowania o udzielenie zamówienia. Zasada przejrzystości, znajdująca się w art. 7 ust. 1 p.z.p., nakazuje zamawiającemu przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w sposób przejrzysty, ujawniając uczestnikom wszelkie podjęte czynności i ich podstawę prawną. Natomiast zasada jawności opisana w art. 8 ust. 1 p.z.p. nakazuje, aby postępowanie o udzielenie zamówienia było jawne, czyli gwarantowało powszechny dostęp do informacji z postępowania.
Krajowa Izba Odwoławcza, opierając się na przytoczonych zasadach, stwierdziła, że: (…) wszystkie czynności, o których mowa we wskazanym wyżej przepisie z [art. 92 ust. 1 p.z.p.], winny być przez zamawiającego uzasadnione. Obowiązek ten dotyczy również uzasadnienia czynności oceny ofert i przyznawania im punktów w poszczególnych kryteriach. Wobec każdego wykonawcy uzasadnienie przyznania określonej liczby punktów jego ofercie jest o tyle oczywiste, że każdy wykonawca jest uprawniony do tego, by wiedzieć, na jakiej podstawie jego oferta została oceniona w taki czy inny sposób. Zatem zamawiający, dokonując oceny ofert, zobowiązany jest zapewnić wykonawcom jasne uzasadnienie dokonanej oceny oraz wskazać, na jakiej podstawie przyznał poszczególnym oferentom określoną liczbę punktów. Ocena ofert jest kluczowym momentem postępowania o udzielenie zamówienia, ponieważ to od niej zależy, który z wykonawców będzie realizował zamówienie. Wykonawcy powinni więc być świadomi powodów gorszej oceny ich ofert.
Izba dodatkowo zwróciła uwagę na fakt, że dokonana przez zamawiającego ocena kryteriów pozacenowych nie opierała się na jasnych i precyzyjnych obliczeniach (opartych np. na wzorze matematycznym), tylko zależała od subiektywnej oceny. Zatem wykonawcy chcący zaskarżyć decyzję zamawiającego powinni zostać należycie poinformowani o przyczynach gorszej oceny ofert.
Podsumowanie
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w interesie publicznym, dlatego ustawodawca wprowadził gwarancje ustawowe, które mają zapewnić przejrzystość oraz jawność postępowania. Zamawiający, dokonując oceny ofert wykonawców, nie tylko powinien, ale jest wręcz zobowiązany uzasadnić swoją decyzję. Uczestnicy postępowania muszą być świadomi czynników, które wpłynęły na ocenę ich ofert, zwłaszcza gdy ocena ta opiera się na luźnych i subiektywnych podstawach.
Cyprian Herl, praktyka infrastruktury, transportu, zamówień publicznych i PPP kancelarii Wardyński i Wspólnicy