Zmiany w funkcjonowaniu organów spółek kapitałowych | Co do zasady

Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która weszła w życie 13 października 2022 r., m.in. ujednoliciła sposób obliczania kadencji członków zarządów, wprowadziła nowe obowiązki w zakresie protokołowania posiedzeń zarządu i rady nadzorczej w sp. z o.o. oraz rozszerzyła katalog przestępstw, których popełnienie skutkuje zakazem pełnienia funkcji członka organów, likwidatora lub prokurenta. Pojawia się pytanie, czy zmiana przepisów wpłynęła pozytywnie na funkcjonowanie organów spółek kapitałowych.

Ujednolicenie sposobu obliczania kadencji członków zarządów

Nowelizacja ujednoliciła sposób obliczania kadencji członków zarządów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w spółce akcyjnej w przypadku ich powołania na okres dłuższy niż rok. W doktrynie istniały bowiem dwie rozbieżne koncepcje w tym zakresie – prolongacyjna oraz redukcyjna.

Koncepcja prolongacyjna zakładała, że kadencję należało obliczać według pełnych lat obrotowych, co powodowało, że członek zarządu pełnił swoją funkcję nie tylko przez pełne lata obrotowe, ale również, dodatkowo, w okresie od momentu jego powołania w roku poprzedzającym pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia przez niego funkcji do dnia odbycia zgromadzenia wspólników / walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy kadencji¹. W praktyce oznaczało to, że jeżeli członek zarządu został powołany np. 1 maja 2015 r. na trzyletnią kadencję, to pełnił on swoją funkcję od dnia powołania przez trzy kolejne pełne lata obrotowe. Jeśli rok obrotowy w spółce pokrywał się z rokiem kalendarzowym, były to lata 2016, 2017 i 2018 – aż do dnia, w którym zgromadzenie wspólników / walne zgromadzenie zatwierdziło sprawozdanie finansowe za rok 2018, co mogło nastąpić dopiero w kolejnym roku, tj. 2019.

Koncepcja redukcyjna zakładała natomiast, że kadencję należało obliczać w latach od momentu powołania członka zarządu. Jeśli więc, jak powyżej, członek zarządu został powołany na trzyletnią kadencję 1 maja 2015 r., to pełnił on swoją funkcję od dnia powołania przez trzy kolejne lata, a zatem do 2018 r. i jego mandat wygasał z dniem odbycia zgromadzenia wspólników / walnego zgromadzenia w 2018 r., zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2017. Zwolennicy tej metody podkreślali², że ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji przez członka zarządu, o którym wspomina art. 202 § 2 k.s.h., był rok 2017, ponieważ z art. 202 § 2 k.s.h. znajdującego zastosowanie do sp. z o.o. oraz odpowiadającego mu art. 369 § 4 k.s.h. znajdującego zastosowanie do spółki akcyjnej nie wynikał nakaz liczenia kadencji w pełnych latach obrotowych.

Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego, wyrażonym w uchwale z 24 listopada 2016 r. (III CZP 72/16), ostatnim pełnym rokiem obrotowym w rozumieniu art. 369 § 4 w związku z art. 386 § 2 k.s.h. jest ostatni rok obrotowy, który rozpoczął się w czasie trwania kadencji członka rady nadzorczej spółki akcyjnej. W konsekwencji Sąd Najwyższy opowiedział się za zastosowaniem koncepcji prolongacyjnej, argumentując to tym, że jej założenia najpełniej realizują wolę spółki wyrażoną w określeniu czasu trwania kadencji i powołaniu członków rady nadzorczej, chronią jej interesy, uwzględniają wszystkie aspekty wykładni art. 369 § 4 KSH oraz czynniki istotne dla określenia chwili wygaśnięcia mandatu.

Zgodnie z wykładnią sądu mandat nie może zostać skrócony z innych przyczyn niż te wskazane w ustawie (np. rezygnacja członka organu spółki), a zatem jeśli nie zaistnieją zdarzenia ustawowo skutkujące skróceniem mandatu, mandat (rozumiany jako uprawnienie do realizowania funkcji członka organu) nie może być krótszy niż kadencja (rozumiana jako okres, na jaki członek zarządu zostaje powołany do pełnienia funkcji).

Gdyby sąd zaaprobował koncepcję redukcyjną, mogłoby dojść do sytuacji, w której mandat byłby krótszy niż kadencja. Na przykład gdyby członek zarządu został powołany na trzyletnią kadencję 9 grudnia 2015 r., jego mandat zakończyłby się wraz z zatwierdzeniem przez zgromadzenie wspólników / walne zgromadzenie sprawozdania finansowego za rok 2017, np. w dniu 6 czerwca 2018 r., a zatem przed 9 grudnia 2018 r., kiedy upływałyby jego kadencja.

Nowelizacja k.s.h. położyła kres wątpliwościom wynikającym ze stosowania dwóch różnych koncepcji, rozstrzygając spór na korzyść teorii prolongacyjnej. W rezultacie do uregulowań w zakresie liczenia kadencji członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej wprowadzono przepis, że kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, chyba że umowa / statut spółki stanowi inaczej. W uzasadnieniu do nowelizacji ustawodawca podkreślił, że dzięki wprowadzonej regulacji nie będzie ulegało wątpliwości, że mandat członka zarządu powołanego dnia 1 czerwca 2021 r., na dwuletnią kadencję, w spółce, której rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2023. Co istotne, znowelizowana regulacja znajduje zastosowanie również do mandatów i kadencji członków organów, które trwały w dniu wejścia w życie nowelizacji.

Nowe obowiązki w zakresie protokołowania posiedzeń zarządu i rady nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Przepisy nowelizacji czytelniej uregulowały także kwestię protokołowania uchwał przez organy spółek kapitałowych. Poprzednio stan prawny w zakresie obowiązku protokołowania uchwał przez zarządy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością budził wątpliwości. W odróżnieniu od rad nadzorczych spółek z o.o., ich zarządy nie były bowiem objęte obowiązkiem sporządzania protokołów z posiedzeń lub uchwał wyrażonym wprost w przepisach. Część komentatorów wywodziła zatem, że skoro przepisy wyraźnie tego nie przewidywały, to zarządy spółek z o.o. nie są objęte powyższym obowiązkiem.

Druga część doktryny prawniczej próbowała obowiązek protokołowania uchwał zarządów wywodzić m.in. na zasadzie analogii do przepisów regulujących obowiązki zarządu w spółce akcyjnej, które już przed nowelizacją przewidywały, że uchwały zarządu spółki akcyjnej są protokołowane³. Pojawiały się także głosy wywodzące obowiązek protokołowania uchwał zarządu z art. 209 k.s.h., który wskazuje, że członkowie zarządu sp. z o.o. mogą w przypadku sprzeczności interesów spółki z interesami członka zarządu, jego współmałżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osób, z którymi jest powiązany osobiście, wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw oraz żądać zaznaczenia tego w protokole. Możliwość żądania zaznaczenia zdania odrębnego przemawiała zdaniem części autorów za obowiązkiem protokołowania uchwał, co byłoby niemożliwe w przypadku braku sporządzenia pisemnej uchwały. 

Wątpliwości dotyczących obowiązku protokołowania uchwał zarządów sp. z o.o., wynikających z luki w przepisach, nie dało się jednak jednoznacznie usunąć. Bardzo silne były również głosy wskazujące, że zarządy nie są zobowiązane do protokołowania swoich uchwał. Istniejąca na gruncie dawnych przepisów niejasność została zatem słusznie usunięta przez ustawodawcę, który wskazał jednoznacznie, że uchwały zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy umieszczać w protokole, oraz uregulował minimalny standard, jaki te protokoły muszą spełniać. 

W aktualnym stanie prawnym protokół z posiedzenia zarządu powinien zawierać:

• porządek obrad,
• imiona i nazwiska obecnych członków zarządu,
• liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały,
• zdanie odrębne, o ile zostało zgłoszone przez członka zarządu, wraz z jego ewentualnym umotywowaniem,
• podpis co najmniej członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

Protokół zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy także sporządzać w przypadkach podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Takie rozwiązanie ma zapewnić większą transparentność w zakresie działalności zarządu, dla której pisemny protokół ma szczególny walor dowodowy, porządkowy oraz informacyjny.

Wymóg sporządzenia protokołu nie dotyczy za to uchwał podejmowanych w trybie pisemnym, o którym mowa w art. 208 § 5² k.s.h. Pisemny tryb podejmowania uchwał został bowiem przewidziany dla sytuacji podejmowania przez zarząd decyzji poza sformalizowanymi posiedzeniami.

Dla swojej prawidłowości protokół z posiedzenia zarządu powinien zawierać podpis co najmniej członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie. Umowa spółki lub regulamin zarządu mogą wprowadzać dalej idące wymagania dotyczące podpisania protokołu (np. obowiązek podpisania protokołu przez wszystkich członków zarządu obecnych na posiedzeniu), nie mogą jednak wyłączyć minimalnych wymogów określonych w przepisach ustawy.

Jednocześnie wejście w życie nowelizacji wpłynęło na regulacje dotyczące działania rady nadzorczej w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Przed nowelizacją przepisy Kodeksu spółek handlowych wskazywały jedynie, że z przebiegu posiedzenia rady nadzorczej sporządza się protokół – bez doprecyzowania, jaką formę powinien on przyjąć i kto jest odpowiedzialny za jego sporządzenie. Obecnie, zgodnie z art. 222 § 2 k.s.h., do protokołowania uchwał rady nadzorczej należy w sposób odpowiedni stosować przepisy dotyczące protokołów zarządu.

Drobnej zmianie uległa również regulacja dotycząca głosowania przez rady nadzorcze spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Wprowadzony przez nowelizację art. 222 § 4² k.s.h. stanowi obecnie, że uchwały rady nadzorczej zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Podsumowanie

Wprowadzone zmiany dotyczące funkcjonowania organów spółek kapitałowych należy ocenić pozytywnie. Ustawodawca wprowadził wyraźny obowiązek protokołowania posiedzeń zarządów w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Ustanowienie takiego obowiązku korzystnie wpływa na transparentność stosunków wewnętrznych w ramach zarządu i spółki. Protokół ma bowiem szczególny walor informacyjny oraz dowodowy, ponieważ przedstawia, między innymi, sposób głosowania nad poszczególnymi uchwałami, co może mieć wpływ na odpowiedzialność członków zarządu za podejmowane decyzje.

Za zasadne należy także uznać ujednolicenie sposobu obliczania kadencji członków zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w spółce akcyjnej w przypadku ich powołania na okres dłuższy niż rok. Położyło to kres sporom pomiędzy zwolennikami koncepcji prolongacyjnej oraz redukcyjnej, gdyż ustawodawca jednoznacznie opowiedział się za pierwszą z nich. Zmiana jest tym bardziej istotna, że rozstrzygnięcie, czy dana osoba nadal sprawuje swoją funkcję, ma bezpośrednie przełożenie na skuteczność czynności dokonywanych w imieniu spółki, w tym zawieranych umów. Jeśli chcemy mieć pewność, czy członek zarządu skutecznie reprezentuje spółkę i jest uprawniony do zawarcia umowy w jej imieniu, możemy, przy zastosowaniu koncepcji prolongacyjnej, obliczyć, czy osoba podpisująca dokument w imieniu spółki nadal sprawuje swój mandat.

Wiktor Zborowski, adwokat, Jan Kaźmierczak, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy