Umiejscowienie zagranicznych aktów stanu cywilnego w Polsce
Ustalenie wszystkich stron postępowania reprywatyzacyjnego może być kłopotliwe ze względu na rozproszonych po świecie spadkobierców dawnych właścicieli nieruchomości. Wykazanie następstwa prawnego wymaga przedłożenia przed sądem dokumentów stanu cywilnego, które na potrzeby polskich postępowań mogą być zarejestrowane w Polsce.
Rozpoczynając postępowanie reprywatyzacyjne, przede wszystkim trzeba ustalić wszystkie strony postępowania, czyli wszystkich dawnych współwłaścicieli nieruchomości oraz ich spadkobierców. W pierwszej kolejności należy więc przeprowadzić postępowania spadkowe w celu wykazania następstwa prawnego.
Losy rodzin dawnych właścicieli w trakcie wojny i po wojnie były różne. Część z nich wyjechała za granicę, gdzie została na stałe. Kolejne pokolenia spadkobierców często nigdy nie były w Polsce. Jednak w toku postępowań sądy oczekują wykazania następstwa prawnego przy pomocy zarejestrowanych w Polsce aktów stanu cywilnego. Jeżeli dane zdarzenie (czyli urodzenie, zawarcie związku małżeńskiego lub zgon) nie miało miejsca na terenie Polski, nie można sporządzić aktu stanu cywilnego w polskim Urzędzie Stanu Cywilnego. Wtedy jedyną możliwością jest umiejscowienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego.
Osoby, które urodziły się, zawarły związek małżeński lub też zmarły za granicą, mogą mieć zarejestrowane dokumenty stanu cywilnego w Polsce. Dotyczy to zarówno Polaków, jak i obcokrajowców, którym z jakichś powodów rejestracja jest potrzebna. Taka praktyka jest dość powszechna w polskich urzędach stanu cywilnego, między innymi właśnie z powodu licznych spraw spadkowych lub reprywatyzacyjnych, które dotyczą osób żyjących lub zmarłych za granicą. W świetle znowelizowanej ustawy o aktach stanu cywilnego, która weszła w życie z dniem 1 marca 2015 r., przepisy w zakresie umiejscawiania w niewielkim stopniu uległy zmianie.
Umiejscawianie, czyli transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego, oznacza wpisanie takiego dokumentu do polskiego rejestru stanu cywilnego.
Do takiej rejestracji nie trzeba mieć polskiego obywatelstwa. Jednak dokument, który chcemy zarejestrować, musi być uznawany za akt stanu cywilnego w państwie wydania, mieć charakter urzędowy i nie budzić wątpliwości co do swojej autentyczności. Oznacza to, że dokumenty, które budzą wątpliwości, muszą być dodatkowo poświadczone określoną pieczęcią przez właściwe organy kraju wydania, aby można się nimi było legalnie posługiwać w innym państwie.
Wniosek o transkrypcję do kierownika urzędu stanu cywilnego może złożyć osoba, której dokument dotyczy, lub osoba, która wykaże swój interes prawny bądź faktyczny w dokonaniu transkrypcji. Do wniosku należy dołączyć oryginalny dokument zagraniczny, który musi pochodzić z państwa, w którym nastąpiło dane zdarzenie. W innym przypadku, w świetle nowych przepisów, kierownik USC odmówi transkrypcji.
Zapis imienia i nazwiska osoby, której dokument dotyczy, w polskim akcie stanu cywilnego będzie dokładnie odpowiadał treści dokumentu zagranicznego, bez żadnej ingerencji w pisownię. Oznacza to, że nie jest możliwe dodanie lub odjęcie znaków diakrytycznych takich jak „ł” czy „ó”, jeżeli nie występują one w dokumencie zagranicznym.
Jeżeli jednak osoba, której dokument dotyczy, jest obywatelem polskim i posiada inne akty stanu cywilnego sporządzone na terytorium Rzeczpospolitej Polski, które świadczą o innej pisowni imienia bądź nazwiska, może ona do wniosku o transkrypcję dołączyć wniosek o jego sprostowanie, jednocześnie przedkładając polski akt stanu cywilnego. W takim przypadku kierownik USC w formie czynności materialno-technicznej dostosuje pisownię imienia lub nazwiska na transkrybowanym dokumencie do reguł pisowni polskiej.
Jeśli chodzi o nazwę miejscowości danego zdarzenia, które nastąpiło poza granicami Polski, zamieszcza się pisownię ustaloną przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczpospolitej Polskiej.
Jeżeli dokument zagraniczny dotyczący zawarcia małżeństwa nie zawiera oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu związku lub też nazwisk dzieci, małżonkowie mogą takie oświadczenie złożyć we wniosku o transkrypcję lub też przed kierownikiem USC w każdym czasie.
Jeżeli wniosek o transkrypcję aktu małżeństwa składa tylko jeden z małżonków, drugi zostaje o tym poinformowany przez kierownika USC.
W akcie stanu cywilnego zamieszcza się adnotację o dokonanej transkrypcji. Następnie kierownik USC, który dokonał danej transkrypcji, wydaje wnioskodawcy odpis zupełny aktu stanu cywilnego.
W razie braku możliwości stawienia się w polskim urzędzie stanu cywilnego można złożyć wniosek o transkrypcję do konsula, który następnie przesyła dokumenty do wskazanego przez wnioskodawcę kierownika urzędu stanu cywilnego.
Procedura transkrypcji nie jest skomplikowana. Warto jednak pamiętać, że kierownik USC odmówi dokonania transkrypcji, jeżeli dokument zagraniczny nie jest aktem stanu cywilnego i dokumentem urzędowym w państwie, w którym został wystawiony, jeżeli został sporządzony w państwie innym niż zaszło zdarzenie albo jeżeli transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczpospolitej Polski.
Agata Górska, praktyka reprywatyzacyjna kancelarii Wardyński i Wspólnicy