Pułapka na nowo powołanych członków zarządu? | Co do zasady

Luka w przepisach naraża członków zarządu na odpowiedzialność karną za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie.

Wprowadzone w połowie marca zmiany w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym spowodowały już niemałe zamieszanie i przysporzyły wielu kłopotów spółkom, w których zarządach zasiadają wyłącznie cudzoziemcy. Aby złożyć sądowi rejestrowemu roczne dokumenty finansowe spółki (w tym jej sprawozdanie finansowe, sprawozdanie zarządu oraz uchwały zatwierdzające te sprawozdania i dokonujące podziału zysku albo pokrycia straty), niezbędne stało się bowiem posiadanie w składzie zarządu przynajmniej jednej osoby, której nadano numer PESEL, dysponującej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP (pisaliśmy już o tym m.in. tutaj).

W gorączce okresu, w którym odbywają się zwykle zwyczajne zgromadzenia wspólników spółek z o.o. oraz zwyczajne walne zgromadzenia spółek akcyjnych, nie powinna jednak umykać uwadze istotna część przywołanej regulacji, która znajdzie zastosowanie także wtedy, gdy w składzie zarządu znajdują się osoby posiadające numery PESEL.

Zgodnie bowiem z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS zgłoszenie dokumentów do KRS winno zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w KRS i która jest wpisana w rejestrze jako członek zarządu (lub odpowiednio syndyk, likwidator, a w przypadku spółki osobowej wspólnik uprawniony do jej reprezentacji).

Ustawa wymaga więc nie tylko, by dokumenty były składane przez osobę będącą członkiem zarządu, ale również by taka osoba posiadała numer PESEL i wreszcie by dane tej osoby (wraz z informacją o pełnieniu funkcji członka zarządu itp. oraz numerem PESEL) ujawnione były w KRS. Spełnienie tych wszystkich wymogów oraz zadośćuczynienie obowiązkowi zgłoszenia dokumentów w ustawowym terminie może być nierzadko trudne (o ile w ogóle możliwe).

Obowiązek złożenia sprawozdania

Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki (czyli w praktyce najczęściej zarząd spółki) jest zobowiązany do złożenia sądowi rejestrowemu rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z badania (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu), sprawozdania z działalności, a także uchwał w przedmiocie zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego i w sprawie podziału zysku albo pokrycia straty w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli natomiast sprawozdanie nie zostało zatwierdzone, powinno to nastąpić nie później niż w terminie 15 dni od upływu terminu do odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników sp. z o.o. (zwyczajnego walnego zgromadzenia spółki akcyjnej), tj. po upływie 6 miesięcy od końca danego roku obrotowego.

Stosownie do art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości osoba, która wbrew przepisom ustawy nie wypełnia wspomnianego obowiązku, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Gdy na zwyczajnym zgromadzeniu zmienia się cały zarząd…

Dość często przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia jest – poza udzieleniem dotychczasowym członkom zarządu absolutorium z wykonania obowiązków –  także powołanie ich na kolejne kadencje lub wybór nowych członków.

To ostatnie może na gruncie omawianych przepisów skutkować istotnymi problemami dla nowo powołanego zarządu.

O ile bowiem z chwilą podjęcia uchwały (jeżeli sama uchwała nie stanowi inaczej) nowi członkowie uzyskują pełnię praw korporacyjnych, ich dane wciąż jednak wymagają ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców KRS. Stosowny wniosek w tym przedmiocie powinien być złożony przez zarząd w terminie 7 dni od chwili, gdy powołanie stało się skuteczne (art. 22 ustawy o KRS), zaś sąd rejestrowy winien rozpoznać go w terminie 7 dni od daty wpływu (art. 20a ust. 1 ustawy o KRS). Teoretycznie więc nic nie stoi na przeszkodzie, by nowo powołani członkowie zarządu zostali wpisani do KRS przed upływem piętnastodniowego terminu na zgłoszenie sądowi dokumentów finansowych i tym sposobem zarząd mógł wypełnić ciążący na nim obowiązek w ustawowym terminie.

Teoria jedno, praktyka drugie

W praktyce postępowanie w sprawie dokonania wpisu w KRS trwa średnio od 2 do 6 tygodni, a zdarzają się postępowania trwające dłużej.

Paradoksalnie więc nowo powołany członek zarządu, choć z chwilą powołania posiada pełnię praw korporacyjnych przynależnych mu z tytułu pełnionej funkcji, nie jest władny dokonać skutecznie zgłoszenia dokumentów finansowych sądowi. Może się nawet zdarzyć (np. gdy w trakcie zwyczajnego zgromadzenia wymieniony został cały skład zarządu), że w spółce nie ma żadnej osoby posiadającej takie uprawnienie. Jednocześnie jednak członkowie zarządu ponoszą formalnie odpowiedzialność karną za niedopełnienie ustawowego obowiązku terminowego zgłoszenia dokumentów.

Luka prawna

Ustawodawca nie przewidział takiej ewentualności. W praktyce w takim przypadku dojdzie więc do sytuacji patowej. Z jednej strony wskutek niezłożenia do sądu wymaganych dokumentów w ustawowym terminie członkowie zarządu naruszą przepis art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości i tym samym będą mogli podlegać odpowiedzialności karnej przewidzianej w art. 79 pkt 4 tej ustawy. Z drugiej zaś strony owo naruszenie będzie od nich niezależne (zakładając, że wniosek o wpisanie ich danych w KRS został złożony w ustawowym terminie). To niewątpliwie będzie oznaczać, że członkowie zarządu będą mogli wskazywać, że nie ponoszą winy za naruszenie przepisów ustawy. Zarazem okoliczność tę będą mogli wykazać dopiero na etapie prowadzonego przeciwko nim postępowania w sprawie popełnienia czynu zabronionego.

Ponieważ omawiane tu przepisy weszły w życie relatywnie niedawno, brakuje jeszcze utartej praktyki organów ścigania oraz sądów. Nie sposób więc jednoznacznie przesądzić, w jaki sposób będą traktowane podobne przypadki.

Tym bardziej istotne jest, by w razie ich wystąpienia nowo powołani członkowie zarządu zawczasu podjęli odpowiednie środki umożliwiające im – w wypadku wszczęcia przeciwko nim postępowania karnego – wykazanie, że istotnie nie ponoszą winy za opóźnienie w złożeniu sądowi dokumentów.

Takie środki winny być każdorazowo dostosowane do okoliczności sprawy. Mogą obejmować np. wykazanie, że o wpisanie swoich danych w KRS członkowie zarządu wystąpili niezwłocznie po powołaniu do zarządu. Ponadto można rozważać dokonanie innych czynności służących wypełnieniu ustawowych obowiązków w najszerszym zakresie, w jakim jest to możliwe. Na przykład, chociaż formalnie taka czynność nie wywrze skutków prawnych (bowiem zgłoszenie dokumentów finansowych musi nastąpić drogą elektroniczną), członkowie zarządu mogą z ostrożności złożyć je sądowi rejestrowemu w formie papierowej wraz ze stosownym wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia w dokonaniu zgłoszenia w wymaganej przez ustawę formie. Mogą także równolegle wystąpić do sądu rejestrowego z pismem wskazującym na potrzebę szybkiego rozpoznania wniosku o dokonanie w KRS wpisu dotyczącego zmian w składzie zarządu w związku z bliskim terminem do złożenia sprawozdania.

Zamiast podsumowania

Istniejąca luka prawna wymaga szybkiej interwencji ustawodawcy. Obecnie w razie zmiany zarządu na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników albo zwyczajnym walnym zgromadzeniu spółki akcyjnej, jeśli sąd nie zdąży wpisać członków nowego zarządu w terminie wskazanym w art. 20a ust. 1 ustawy o KRS, może okazać się, że nowy zarząd będzie pozbawiony możliwości złożenia sądowi sprawozdania w formie przewidzianej prawem. W takim przypadku można argumentować, że kierownik jednostki (najczęściej zarząd, a ściślej jego członkowie) wypełnia znamiona występku określonego w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Mimo to należy uznać, że osoba taka nie powinna ponosić odpowiedzialności karnej za wskazany czyn. Trudno bowiem uznać, by można jej było przypisać winę za obiektywną niemożność złożenia sprawozdania, powodowaną zbyt późnym wpisaniem jej do KRS przez sąd, a w konsekwencji niemożnością wypełnienia elektronicznego formularza. Brak zawinienia powinien skutkować zatem odmową wszczęcia postępowania przygotowawczego w sprawie albo, jeśli już się ono toczy, jego umorzeniem. Osoba, której nie można przypisać winy w czasie czynu, nie popełnia bowiem przestępstwa. Okoliczność ta powinna jednak zostać ustalona w toku postępowania. To zaś rodzi dodatkową pracę dla organów ścigania, a dla reprezentantów spółek potencjalne nieprzyjemności, których można byłoby uniknąć w razie zmiany niedomagających regulacji.

Maciej Szewczyk, radca prawny, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Jakub Znamierowski, praktyka karna kancelarii Wardyński i Wspólnicy