Pełnomocnik akcjonariusza na walnym zgromadzeniu spółki publicznej
Zbliża się okres walnych zgromadzeń spółek w związku z koniecznością zatwierdzenia sprawozdań finansowych. Akcjonariusze nie muszą osobiście brać udziału w zgromadzeniu, mogą wydelegować na nie swojego pełnomocnika. Prawo przewiduje kilka odmienności w ustanawianiu pełnomocników w spółkach akcyjnych notowanych na giełdzie.
Zasadą jest, że akcjonariusz może udzielić pełnomocnictwa jednocześnie kilku osobom, a jedna osoba może być pełnomocnikiem równocześnie dla wielu akcjonariuszy i głosować odmiennie głosami każdego z nich. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa tylko wtedy, gdy zostało to wyraźnie zapisane przez akcjonariusza. Pełnomocnictwo obowiązkowo musi być udzielone na piśmie, a w spółce publicznej może być także udzielone w formie elektronicznej zgodnie z warunkami przedstawionymi w ogłoszeniu o zwołaniu walnego zgromadzenia. Członkowie zarządu i pracownicy mogą być pełnomocnikami, co stanowi wyjątek od ogólnej zasady, ale pełnomocnictwo może dotyczyć udziału wyłącznie w jednym zgromadzeniu i powinno zawierać instrukcje do głosowania.
Warto przypomnieć, że przyjęcie roli pełnomocnika akcjonariusza spółki publicznej może się wiązać z uznaniem go za posiadającego znaczny pakiet głosów i wynikającymi z tego faktu obowiązkami informowania o liczbie posiadanych akcji, a nawet obowiązkiem ogłoszenia wezwania na nabycie znacznego pakietu akcji. Dotyczy to sytuacji, gdy pełnomocnictwo obejmuje więcej niż 5% głosów z akcji spółki, a gdy pełnomocnik jest też akcjonariuszem, jego głosy są liczone łącznie z głosami objętymi pełnomocnictwem. Żeby wyeliminować takie niebezpieczeństwo, pełnomocnictwo powinno dotyczyć wyłącznie jednego walnego zgromadzenia i zawierać wiążące pisemne dyspozycje do głosowania nad uchwałami objętymi porządkiem obrad.
Akcjonariusz spółki publicznej może głosować jako pełnomocnik przy podjęciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki (co nie jest możliwe w spółce prywatnej), wiąże się to jednak z koniecznością ujawnienia przez pełnomocnika okoliczności wskazujących na istnienie konfliktu interesów, uzyskania przez pełnomocnika instrukcji do głosowania i obowiązku głosowania zgodnie z tymi instrukcjami, zakazem udzielenia substytucji oraz ograniczeniu pełnomocnictwa wyłącznie do jednego walnego zgromadzenia.
Instrukcje czy też dyspozycje mają charakter wewnętrznych ustaleń pomiędzy akcjonariuszem i pełnomocnikiem, lecz jeśli pełnomocnik nie będzie głosował zgodnie z nimi, to nie powoduje to nieważności oddanych głosów, a jedynie odpowiedzialność pełnomocnika wobec akcjonariusza.
Najważniejsze jest jednak, aby akcjonariusz spółki publicznej prawidłowo zarejestrował swoje uczestnictwo na walnym zgromadzeniu, tj. na 16 dni przed datą zgromadzenia (dzień rejestracji) był akcjonariuszem spółki. Dowodem tego będą akcje złożone w spółce, u notariusza lub w banku (potwierdzone pisemnym zaświadczeniem) lub akcje zapisane na jego rachunku papierów wartościowych. W przypadku akcji zdematerializowanych akcjonariusz musi złożyć, nie później niż następnego dnia po dniu rejestracji w podmiocie prowadzącym rachunek papierów wartościowych, żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w zgromadzeniu. Bez spełnienia powyższych formalności przez akcjonariusza pełnomocnik nie będzie dopuszczony do udziału w zgromadzeniu. Pamiętajmy, że akcjonariusz spółki publicznej będzie mógł uczestniczyć w zgromadzeniu, nawet jeśli po dniu rejestracji zbył akcje. W takim przypadku pełnomocnictwo od dotychczasowego akcjonariusza może być przydatne, gdyby nabywca akcji chciał sam uczestniczyć w zgromadzeniu.
Danuta Pajewska, praktyka rynków kapitałowych i instytucji finansowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy
