Księga udziałów to coś więcej niż przykry obowiązek | Co do zasady

Zgodnie z art. 188 Kodeksu spółek handlowych zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest obowiązany prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.

Zanim negatywnie ocenimy przepisy prawa przymuszające nas do prowadzenia księgi udziałów, powinniśmy zwrócić uwagę na przydatność aktualnej i historycznie pełnej księgi udziałów w codziennym funkcjonowaniu spółki.

Jako że księga udziałów jest jednocześnie bieżącym rejestrem adresów wspólników spółki, może się okazać pomocna, w szczególności dla osób powołanych do zarządu spółki istniejącej już od dłuższego czasu, na przykład przy okazji formalnego zwoływania zgromadzenia wspólników. Będąc w posiadaniu aktualnych adresów wspólników, zarząd spółki będzie miał pewność, że korespondencja adresowana do wspólników jest wysyłana we właściwe, uprzednio wskazane przez wspólników miejsce. Unikniemy dzięki temu zarzutów nieprawidłowego zwołania zgromadzenia wskutek wysłania zaproszeń na niewłaściwe adresy wspólników.

Poza tym bieżące ewidencjonowanie wszystkich zmian w strukturze udziałowej, które zaszły na przestrzeni kilku czy kilkunastu lat, pozwoli w przyszłości uniknąć czasochłonnego poszukiwania niezbędnej dokumentacji i przyśpieszyć ustalanie poprawności zwoływania historycznych zgromadzeń wspólników, a także podmiotów uprawnionych w poszczególnych okresach do głosowania na zgromadzeniach. Zresztą w przypadku spółek, w których zachodzą częste zmiany w strukturze udziałowej, odtworzenie kolejności i zależności takich zmian mogłoby okazać się po dłuższym okresie niemożliwe.

Po pierwsze, pełne odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego będą pomocne jedynie w przypadku próby ustalenia podmiotów posiadających co najmniej 10% udziałów w kapitale zakładowym spółki, gdyż tylko ci wspólnicy są wpisywani do rejestru. Po drugie, nie każda zmiana wspólnika większościowego będzie zgłaszana do rejestracji (na przykład jeśli kilka zmian nastąpiło po sobie w bardzo krótkich odstępach czasu, zarejestrowana może zostać tylko ostatnią z nich).

Choć w przypadku nowo powstałych spółek powyższe założenia mogą się wydawać chybione, z biegiem czasu mogą okazać się boleśnie prawdziwe.

Pomijając przydatność księgi udziałów w codziennym funkcjonowaniu spółki, należy oczywiście zwrócić również uwagę na prawne konsekwencje nieprowadzenia księgi, w szczególności z punktu widzenia przepisów karnych.

Otóż zgodnie z art. 594 § 1 pkt 2) Kodeksu spółek handlowych, kto będąc członkiem zarządu spółki handlowej, wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd nie prowadzi księgi udziałów zgodnie z przepisami art. 188 § 1, podlega grzywnie do 20 000 złotych. Grzywnę, która może być stosowana również w stosunku do likwidatorów spółki, nakłada sąd rejestrowy.

Dodatkowo brak księgi udziałów może zostać uznany za sprzeczne z prawem zaniechanie członków zarządu (lub likwidatorów), które w przypadku wyrządzenia spółce szkody będzie podstawą do odpowiedzialności członków zarządu (likwidatorów) wobec spółki na podstawie art. 293 Kodeksu spółek handlowych, chyba że nie ponoszą winy.

Jakkolwiek weryfikacja istnienia i zawartości księgi udziałów przez powołanego członka zarządu z reguły nie będzie pierwszą czynnością po objęciu nowego stanowiska, dla własnego bezpieczeństwa nie należy jej więc odsuwać w zbyt odległą przyszłość.