To piwo trzeba teraz wypić – kontrole projektów sektora HoReCa krok po kroku | Co do zasady

Wsparcie z Krajowego Planu Odbudowy w ramach Inwestycji A1.2.1 miało pomóc mikro, małym i średnim przedsiębiorcom z branży hotelarskiej, gastronomicznej, turystycznej i kulturalnej w odbudowie po trudnym okresie pandemii. Publikacja mapy przyznanej pomocy, która miała pokazać skalę sukcesu programu, wywołała jednak pytania o to, czy środki faktycznie trafiły tam, gdzie były najbardziej potrzebne. W efekcie rozpoczęto szeroką weryfikację – tym razem nie wyrywkową, lecz obejmującą wszystkich beneficjentów. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców zastanawia się dziś, jak przejść przez ten proces i zabezpieczyć interes swojej firmy.

Fakty o Inwestycji A1.2.1

Warto przypomnieć, że celem finansowania przyznanego przedsiębiorcom z sektora HoReCa w ramach Inwestycji A1.2.1 było wsparcie działań inwestycyjnych realizowanych przez mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa prowadzące działalność w sektorze hotelarstwa, gastronomii, turystyki lub kultury, które ucierpiały w wyniku pandemii COVID-19.

Środki mogły otrzymać podmioty, które:

• rozszerzyły lub zmieniły dotychczasową działalność w jednym z ww. sektorów,
• w latach 2020 lub 2021 odnotowały spadek obrotów o co najmniej 20% rok do roku,
• w dniu złożenia wniosku oraz w dniu 31 grudnia 2019 r. lub najpóźniej od 20 marca 2020 r. prowadziły działalność w sektorze HoReCa.

Polska została podzielona na pięć regionów, w każdym z nich działał wyłoniony w konkursie operator odpowiedzialny za wybór przedsięwzięć MŚP do objęcia wsparciem.

Instytucją odpowiedzialną za realizację Inwestycji A1.2.1 w ramach Krajowego Planu Odbudowy jest Minister Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR), a jednostką wspierającą – Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).

W związku z zapowiedzianymi przez MFiPR kontrolami wszystkich beneficjentów warto przyjrzeć się, z czym w praktyce będą musieli zmierzyć się przedsiębiorcy realizujący projekty w ramach Inwestycji A1.2.1.

Za co beneficjent nie odpowiada

Zanim przejdziemy do wskazówek, jak przygotować się do kontroli projektu HoReCa, warto zacząć od tego, za co beneficjent nie ponosi odpowiedzialności. Nie wszystkie ryzyka związane z rozliczaniem projektów finansowanych ze środków publicznych wynikają z działań przedsiębiorcy.

Ustawa wdrożeniowa[1] przewiduje, że jeśli nieprawidłowość indywidualna (czyli naruszenie prawa będące skutkiem działania lub zaniechania, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii) wynika z działania lub zaniechania instytucji zarządzającej, pośredniczącej lub wdrażającej, koszty tej nieprawidłowości nie powinny obciążać beneficjenta. W takim przypadku instytucja zarządzająca – w programie HoReCa jest nią MFiPR – ma obowiązek zapewnić środki stanowiące równowartość dofinansowania. Nawet jeżeli Komisja Europejska nałoży korektę i dofinansowanie zostanie formalnie anulowane, instytucja, która dopuściła się uchybień (lub instytucja obowiązana do wypłaty środków), nadal musi wypłacić beneficjentowi należną kwotę.

Aby ustalić, czy rzeczywiście doszło do uchybień po stronie instytucji zarządzającej, pośredniczącej lub wdrażającej, MFiPR wszczyna wówczas odrębną kontrolę.

Świadomość tego rozróżnienia jest kluczowa. Przedsiębiorca powinien koncentrować się na tym, co jest w jego zasięgu, ale równocześnie mieć jasność, kiedy ryzyko finansowe wynika z błędów po stronie administracji, a nie jego firmy.

Perspektywa instytucji zarządzającej/pośredniczącej

W przypadku Inwestycji A1.2.1. kontrola realizacji projektu wynika wprost z zapisów umowy o wsparciu oraz z przepisów prawa krajowego i unijnego.

Kto może przeprowadzić kontrolę?

Uprawnienia w tym zakresie mają:

• operator wyłoniony w konkursie,
• Minister Funduszy i Polityki Regionalnej – jako instytucja zarządzająca,
• Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości – jako jednostka wspierająca,
• inne uprawnione podmioty, m.in. Najwyższa Izba Kontroli, Krajowa Administracja Skarbowa, a także Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF).

Kiedy może być przeprowadzona kontrola w projekcie HoReCa?

Kontrola może zostać przeprowadzona w okresie od dnia rozpoczęcia realizacji przedsięwzięcia MŚP aż do upływu roku od daty dokonania płatności końcowej.

Czego dotyczy kontrola?

Zakres kontroli obejmuje m.in.:

• weryfikację zgodności realizacji projektu z przepisami prawa, wytycznymi i umową o wsparciu,
• sprawdzenie kwalifikowalności wydatków, osiągania wskaźników oraz utrzymania celów projektu,
• dostęp do pełnej dokumentacji projektu oraz do miejsc realizacji inwestycji,
• możliwość żądania wyjaśnień ustnych i pisemnych, sporządzania kopii dokumentów, a także wykonywania zdjęć lub nagrań w trakcie oględzin.

W praktyce oznacza to, że kontrola rzadko ogranicza się do wyrywkowej weryfikacji faktur – zazwyczaj obejmuje cały cykl życia projektu: od momentu złożenia wniosku, poprzez proces zakupowy i rozliczenia, aż po utrzymanie efektów inwestycji w okresie trwałości.

Perspektywa beneficjenta – jak się przygotować do kontroli projektu

Kontrola jest stałym elementem realizacji projektów dofinansowanych ze środków publicznych. W przypadku Inwestycji A1.2.1. dodatkowym wyzwaniem jest objęcie nią wszystkich beneficjentów.

Podstawą oceny są nie tylko zapisy umowy, lecz cały „system realizacji programu”, obejmujący przepisy prawa, wytyczne, szczegółowy opis priorytetów programu, opis systemu zarządzania i kontroli oraz instrukcje wykonawcze dla instytucji. Beneficjent musi zapewnić zgodność projektu z tymi wszystkimi elementami i być w stanie szybko oraz jednoznacznie wykazać ją w trakcie kontroli.

Ten szeroki zakres zgodności, który beneficjent powinien zapewnić, można sprowadzić do najważniejszych punktów:

1. Pamiętaj o swoich obowiązkach

Beneficjent jest zobowiązany m.in.:

• udostępnić dokumenty związane bezpośrednio z realizacją projektu – w szczególności umożliwiające potwierdzenie kwalifikowalności wydatków – z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej,
• zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji projektu oraz systemów teleinformatycznych związanych z projektem (w tym baz danych, kodów źródłowych, dokumentów elektronicznych),
• umożliwić sporządzenie lub sporządzić na żądanie kopie, odpisy czy zestawienia z dokumentów projektowych,
• udzielić wyjaśnień dotyczących realizacji projektu,
• udostępnić również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z realizacją projektu, jeżeli jest to wymagane,
• przechowywać dokumentację przez wymagany okres – w HoReCa 10 lat od dnia zawarcia umowy o wsparciu.

Katalog obowiązków jest zawarty w § 9 umowy o wsparciu (nie obejmuje on jednak wszystkich obowiązków).

2. Dokumentacja = serce kontroli

Od początku projektu trzeba prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową i gromadzić wszystkie wymagane dokumenty, w szczególności:

• faktury lub dokumenty równoważne + dowody zapłaty,
• protokoły odbioru robót lub dostaw,
• dokumenty potwierdzające przyjęcie środków trwałych do użytkowania,
• dokumenty postępowań o udzielenie zamówienia (jeżeli dotyczy),
• raporty z usług doradczych i szkoleń, programy szkoleń, listy uczestników,
• potwierdzenia realizacji wskaźników.

Dokumenty powinny być opisane w sposób umożliwiający powiązanie ich z konkretnymi pozycjami harmonogramu rzeczowo-finansowego.

3. Utrzymanie celów projektu i wskaźników

• Cele komponentu inwestycyjnego trzeba utrzymać przez rok od płatności końcowej.
• Nieosiągnięcie wskaźników lub zmiana zakresu projektu może skutkować rozwiązaniem umowy i zwrotem całości wsparcia.

4. Gotowość organizacyjna

Beneficjent powinien:

• wyznaczyć osobę odpowiedzialną za kontakt z kontrolującymi i obsługę kontroli,
• zapewnić szybki dostęp do dokumentów w formie papierowej i elektronicznej,
• przygotować listę miejsc realizacji inwestycji, środków trwałych i wartości niematerialnych, które mogą być przedmiotem oględzin.

5. Przebieg kontroli

• Kontrola może być zapowiedziana lub przeprowadzona doraźnie.
• Kontrolerzy mogą sporządzać kopie dokumentów, wykonywać zdjęcia, nagrywać.
• Beneficjent musi udzielać pełnych i spójnych wyjaśnień, a brak kompetentnej osoby w trakcie kontroli może być uznany za utrudnianie.

Co się dzieje po kontroli – etapy i prawa beneficjenta

Po zakończeniu czynności kontrolnych instytucja sporządza informację pokontrolną i doręcza ją beneficjentowi. Dokument zawiera ustalenia z kontroli, ocenę realizacji projektu oraz – jeśli dotyczy – propozycje zaleceń.

Beneficjent ma 14 dni od dnia doręczenia informacji pokontrolnej na zgłoszenie pisemnych, umotywowanych zastrzeżeń (w formie papierowej lub elektronicznej). Termin ten może zostać przedłużony na wniosek złożony przed jego upływem.

Instytucja kontrolująca ma maksymalnie 14 dni na rozpatrzenie zastrzeżeń. W tym czasie może przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub zażądać dodatkowych dokumentów. Po analizie uwag sporządzana jest ostateczna informacja pokontrolna – może ona zawierać skorygowane ustalenia lub pisemne stanowisko wraz z uzasadnieniem odmowy wprowadzenia zmian.

W razie potrzeby informacja pokontrolna lub ostateczna informacja pokontrolna może zostać uzupełniona o zalecenia pokontrolne wraz z terminem na poinformowanie instytucji o sposobie ich wykonania. Po upływie tego terminu beneficjent przekazuje instytucji informację, czy zalecenia zostały wdrożone i jakie działania podjęto.

Podsumowanie

W obecnych realiach kontrola w Inwestycji A1.2.1. nie jest formalnością – to proces prowadzony wobec wszystkich beneficjentów, w atmosferze dużej presji medialnej i instytucjonalnej. Przedsiębiorca nie ma wpływu na to, jak zaprojektowano zasady konkursu, ani na to, jak organy je interpretują. Ma jednak pełen wpływ na to, jak przygotuje się do kontroli – czy będzie dysponował kompletną dokumentacją, czy będzie umiał odpowiedzieć na pytania kontrolerów, czy będzie umiał wskazać, kiedy ewentualne uchybienia nie leżą po jego stronie.

W sytuacji, gdy celem kontroli jest wykrycie nieprawidłowości, a nie ich teoretyczne wykluczenie, świadomość tego rozróżnienia staje się kluczowa. Dzięki niej przedsiębiorca może skoncentrować się na tym, co jest w jego zasięgu, i jednocześnie mieć jasność, w jakich okolicznościach ryzyko finansowe nie powinno obciążać jego firmy.

dr Anna Kulińska, praktyka pomocy publicznej i regulacji rynku wewnętrznego kancelarii Wardyński i Wspólnicy