Przedstawicielstwo fundacji zagranicznej jako sposób wykonywania działalności charytatywnej | Co do zasady

Przedstawicielstwo fundacji zagranicznej, obok fundacji i spółki non-profit, jest jedną z form prawnych, za których pośrednictwem można prowadzić działalność dobroczynną w Polsce. Jednak ze względu na ograniczoną regulację prawną funkcjonowanie przedstawicielstw fundacji w polskim prawie nie jest do końca jasne. Temat jest o tyle aktualny, że z chwilą wybuchu wojny w Ukrainie wiele fundacji zagranicznych, chcąc działać na terenie Polski, zgłosiło potrzebę otworzenia tutaj swoich przedstawicielstw. Wcześniej przedstawicielstwa fundacji zagranicznych były stosunkowo mało popularne, gdyż nie było większej potrzeby ich tworzenia.

Czym jest przedstawicielstwo fundacji zagranicznej?

Zgodnie z art. 19 ustawy o fundacjach fundacje zagraniczne mające siedzibę za granicą mogą tworzyć przedstawicielstwa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Warto zaznaczyć, że zgodnie z poglądem wypracowanym w doktrynie podmiotem zagranicznym, który chce utworzyć przedstawicielstwo na terenie Rzeczypospolitej, niekoniecznie musi być fundacja w rozumieniu polskich przepisów. Ważne, aby dany podmiot był definiowany jako fundacja i miał charakter fundacji pod prawem obcym, nawet jeśli w polskim rozumieniu byłby uznany np. za spółkę prawa handlowego. Dzięki takiemu podejściu można w Polsce tworzyć przedstawicielstwa amerykańskich fundacji, które pod prawem stanowym nierzadko określane są jako „non-profit public benefit corporation”, a więc (literalnie) korporacje, a nie fundacje (które zdefiniowano dopiero pod prawem federalnym). Gdyby nie funkcjonalne podejście doktryny, utworzenie w Polsce przedstawicielstwa przez amerykański podmiot działający non-profit byłoby niemożliwe.

Podstawą funkcjonowania przedstawicielstwa fundacji zagranicznej w Rzeczpospolitej Polskiej jest uzyskanie zezwolenia na jego utworzenie, które jednocześnie oznacza zgodę ministra na wykonywanie działalności określonej w zezwoleniu. Zgodę wydaje minister właściwy ze względu na zakres swego działania oraz cele utworzenia przedstawicielstwa. Jeśli więc chcemy uzyskać zezwolenie na utworzenie przedstawicielstwa fundacji zagranicznej, pierwszym krokiem jest wnikliwa analiza statutu fundacji macierzystej, aby określić organ odpowiedni do wydania zezwolenia.

Ustalenie właściwego ministerstwa jest niezwykle istotne dla zapewnienia sprawnego procedowania w sprawie. Poszczególne ministerstwa mają bowiem odrębne wymogi formalne dotyczące zarówno treści wniosku, jak i formy oraz treści dokumentów załączanych wraz ze zgłoszeniem.

Ciekawym aspektem niniejszych rozważań jest fakt, że fundacja zagraniczna poprzez przedstawicielstwo może prowadzić działalność gospodarczą. Oczywiście pod warunkiem objęcia tego zakresu działalności zezwoleniem właściwego ministra. Działalność gospodarcza nie może jednak dominować nad działalnością statutową. Powinna być działalnością poboczną, pomocniczą, służącą pozyskiwaniu środków finansowych na prowadzenie działalności statutowej.

Złożenie wniosku

W praktyce nie funkcjonuje jednolity wzór wniosku o wydanie zezwolenia na utworzenie przedstawicielstwa fundacji zagranicznej. Zasadniczo forma przygotowania wniosku pozostaje dowolna. Jednak treść wniosku, a więc przede wszystkim informacje dotyczące fundacji macierzystej oraz przedstawicielstwa fundacji zagranicznej, o którego utworzenie wnioskujemy, powinna odpowiadać wymogom zakreślonym przez dane ministerstwo.

Natomiast kluczowe informacje pozostają zasadniczo tożsame, niezależnie od właściwości ministerstwa. Przede wszystkim trzeba wskazać:

• osobę reprezentującą przedstawicielstwo fundacji w Polsce,
• cele statutowe fundacji macierzystej,
• główne cele przedstawicielstwa fundacji zagranicznej w Polsce,
• zakres działalności przedstawicielstwa fundacji zagranicznej w Polsce,
• źródła finansowania przedstawicielstwa fundacji zagranicznej w Polsce.

W przeciwieństwie do fundacji przedstawicielstwo nie posiada odrębnego statutu, a funkcjonuje w oparciu o dokumenty fundacji macierzystej. Stanowi to istotne uproszczenie w procedurze utworzenia przedstawicielstwa. Oczywiście wszelkie dokumenty powinny mieć formę wymaganą przez dane ministerstwo (tj. przede wszystkim poświadczoną formę notarialną, klauzulę apostille, tłumaczenie przysięgłe).

Co do zasady ministerstwo powinno rozpoznać wniosek o uzyskanie zezwolenia na utworzenie przedstawicielstwa fundacji zagranicznej w ciągu 30 dni. Natomiast w sprawach bardziej skomplikowanych termin ten może zostać wydłużony. W praktyce najczęściej tak się zdarza, gdyż ministerstwo może wystąpić o opinię do innych organów, właściwych ze względu na zakres działania przedstawicielstwa, lub zwrócić się do wnioskodawcy o dodatkowe wyjaśnienia dotyczące planowanej działalności w Polsce.

Po uzyskaniu zezwolenia przedstawicielstwo nie podlega rejestracji w odrębnym rejestrze, a więc funkcjonuje jedynie w oparciu o wydane zezwolenie. Teoretycznie jest to ułatwieniem,  ale w praktyce zdarza się, że postępowanie w ministerstwie bywa kilkakrotnie przedłużane, zanim zostanie wydana ostateczna decyzja.

Oświadczenia

Integralną częścią wniosku o uzyskanie zezwolenia na utworzenie przedstawicielstwa fundacji zagranicznej są oświadczenia składane przez właściwe organy fundacji macierzystej. Podobnie jak w przypadku wniosku, konieczność złożenia oświadczenia oraz jego zakres pozostają w gestii właściwego ministerstwa. Co do zasady wymogiem jest, aby organ reprezentujący fundację macierzystą oświadczył na piśmie, że ma zamiar utworzyć przedstawicielstwo na terenie Polski i wybrał osobę upoważnioną do działania w imieniu i na rzecz przedstawicielstwa w Polsce.

Złożenie tych oświadczeń (jeśli dane ministerstwo ich wymaga) warunkuje wydanie pozytywnej decyzji w zakresie utworzenia przedstawicielstwa fundacji zagranicznej w Rzeczypospolitej.

Podsumowanie

W ostatnich miesiącach obserwujemy znaczne zainteresowanie klientów zagranicznych tworzeniem przedstawicielstw fundacji zagranicznych na terenie Polski i wykorzystywaniem tej formy do prowadzenia działalności dobroczynnej. Wpływ na tę rosnącą tendencję ma odformalizowanie procedury uzyskania przedmiotowego zezwolenia, ale przede wszystkim trwająca wojna w Ukrainie.

Jednak pomimo potencjalnie nieskomplikowanych wymogów formalnych uzyskanie zezwolenia może trwać dość długo, jako że ministerstwa przeprowadzają wnikliwą analizę dotyczącą podmiotów zagranicznych pragnących wykonywać działalność na terenie Rzeczpospolitej. Nie można zapominać, że procedura uzyskania takiego zezwolenia odbywa się w ramach postępowania administracyjnego. W toku rozpoznania wniosku ministerstwa nierzadko opierają swoje działania na art. 7b k.p.a. i decydują się na uzyskanie opinii innych organów, celem sprawdzenia zagranicznych podmiotów.

Wraz z rosnącą popularnością przedstawicielstw jako formy wykonywania działalności dobroczynnej oraz rosnącą liczbą wniosków rozpatrywanych przez ministerstwa będzie można wypracować ocenę, jaka jest najefektywniejsza forma prowadzenia działalności w Polsce przez organizacje charytatywne. Praktyka pokaże, czy potencjalnie nieskomplikowana procedura tworzenia przedstawicielstw stanowi ich zaletę, czy jednak komplikuje korzystanie z tej formy w świadczeniu pomocy.

dr Kinga Ziemnicka, radca prawny, Oliwia Kruczyńska, praktyka transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy