Delegowanie pracowników do Polski. Obowiązki wobec polskich organów | Co do zasady

Przepisy ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług z 10 czerwca 2016 r. implementujące dyrektywę 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady oraz dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE nakładają na zagranicznych pracodawców delegujących swoich pracowników do Polski szereg obowiązków, których realizacja w praktyce może przysporzyć trudności.

Kogo dotyczą obowiązki

Przepisy ustawy mają zastosowanie do pracodawców zagranicznych (zarówno tych mających siedzibę i prowadzących znaczną działalność gospodarczą w państwie członkowskim Unii Europejskiej, jak i mających siedzibę i prowadzących działalność w innych państwach), którzy delegują swoich pracowników do Polski:

• w związku z realizacją umowy zawartej z podmiotem prowadzącym działalność w Polsce,
• do oddziału lub przedsiębiorstwa, prowadzącego działalność na terytorium Polski, należącego do grupy przedsiębiorstw, do której należy pracodawca zagraniczny,
• jako agencja pracy tymczasowej.

Minimalne warunki zatrudnienia

Zgodnie z przepisami ustawy pracodawcy zagraniczni delegujący swoich pracowników do Polski muszą zapewnić im warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż wynikające z przepisów polskiego Kodeksu pracy i innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników w zakresie:

• norm i wymiaru czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego,
• wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady równego traktowania oraz zakazu dyskryminacji w zatrudnieniu, o których mowa w art. 11² i art. 11³ k.p.,
• ochrony pracownic w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego,
• zatrudniania młodocianych oraz wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dziecko,
• wykonywania pracy zgodnie z przepisami o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Z powodów praktycznych, w tym z powodu braku szczegółowej znajomości obowiązujących w Polsce przepisów lub niemożności sprawowania faktycznej kontroli nad czasem czy bezpieczeństwem pracy pracowników, pracodawcy zagraniczni często zawierają z podmiotami przyjmującymi w Polsce porozumienia o współpracy w niektórych z powyższych obszarów czy nawet o przekazaniu wykonywania czynności i zadań z niektórych z powyższych obszarów (np. w zakresie bhp).

Obowiązki administracyjne

Pracodawcy zagraniczni delegujący swoich pracowników do Polski muszą także dopełnić szeregu obowiązków administracyjnych wobec polskich organów.

Jednym z nich jest złożenie do Państwowej Inspekcji Pracy („PIP”), najpóźniej w dniu rozpoczęcia delegowania przez pracownika lub pracowników, oświadczenia zawierającego określone informacje dotyczące danych pracodawcy zagranicznego, podmiotu przyjmującego, delegowanych pracowników i warunków oddelegowania. Państwową Inspekcję Pracy trzeba także zawiadomić o każdej późniejszej zmianie niektórych informacji podanych w oświadczeniu. Realizacja tego obowiązku zwykle nie przysparza trudności, jako że oświadczenie można złożyć osobiście, drogą listowną lub online – w każdym przypadku na specjalnym formularzu. W każdej z tych form można je złożyć za pośrednictwem pełnomocnika, po załączeniu pełnomocnictwa.

Pracodawcy zagraniczni muszą również wyznaczyć osobę upoważnioną do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy oraz do przesyłania i otrzymywania dokumentów lub zawiadomień. Osoba taka w okresie delegowania musi przebywać na terytorium Polski. Należy ją wskazać we wspomnianym oświadczeniu składanym do PIP. Obowiązek ten bywa nieco problematyczny, szczególnie gdy pracownikom delegowanym do Polski nie towarzyszy osoba koordynująca ich pracę czy realizująca czynności o charakterze administracyjnym. W takim wypadku zwykle należy zaangażować do takiej roli pracownika podmiotu przyjmującego i zawrzeć z takim podmiotem stosowne porozumienie.

Z tych samych powodów trudności może przysporzyć kolejny obowiązek – przechowywania w okresie delegowania na terytorium Polski określonych dokumentów w postaci papierowej lub elektronicznej (miejsce przechowywania tych dokumentów również wskazuje się w oświadczeniu składanym do PIP). Dokumenty te obejmują:

• kopię umowy o pracę pracownika delegowanego lub inny równoważny dokument poświadczający warunki zatrudnienia w ramach nawiązanego stosunku pracy,
• dokumentację dotyczącą czasu pracy pracownika delegowanego w zakresie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczby godzin przepracowanych w danym dniu lub jej kopię,
• dokumenty określające wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium RP wraz z wysokością dokonanych odliczeń zgodnie z właściwym prawem oraz dowodów wypłaty pracownikowi wynagrodzenia lub ich kopie.

Pracodawcy zagraniczni delegujący swoich pracowników do Polski mają także obowiązek udostępniać powyższe dokumenty (w razie potrzeby wraz z tłumaczeniem na język polski), na wniosek PIP, w okresie delegowania – nie później niż w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku PIP, a po ustaniu delegowania (przez okres 2 lat) – w terminie 15 dni roboczych.

Magdalena Świtajska, adwokat, praktyka prawa pracy i globalnej mobilności kancelarii Wardyński i Wspólnicy