Tajemnica adwokacka i radcowska w Polsce | Co do zasady

Tajemnica adwokacka i radcowska jest nieodzownym elementem i podstawowym obowiązkiem wpisanym w zawód adwokata i radcy prawnego. Jest fundamentem relacji, jaką profesjonalny pełnomocnik buduje ze swoim klientem. Tajemnica ta jest także gwarancją ochrony praw przyznanych stronom procesu sądowego oraz jego sprawiedliwości i prawidłowości. Czym jednak jest, co może ją ograniczać i czy nie traci swojego znaczenia w otaczającej nas rzeczywistości?

W polskim ustawodawstwie zasada zachowania tajemnicy adwokackiej i radcowskiej (dalej jako: „tajemnica zawodowa”) została uregulowana przede wszystkim w ustawie Prawo o adwokaturze, ustawie o radcach prawnych oraz w kodeksach etycznych – Zbiorze Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu i Kodeksie Etyki Radcy Prawnego. Tajemnica zawodowa jest także chroniona – do pewnego stopnia – na gruncie Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu postępowania cywilnego.

W literaturze pojęcie tajemnicy zawodowej rozumiane jest jako prawo do wejścia w posiadanie sekretu oraz obowiązek utrzymania go w bezwzględnej poufności. Tajemnica jest więc zarazem prawem profesjonalnego pełnomocnika, ale przede wszystkim obowiązkiem względem klienta¹.

Znaczenie tajemnicy zawodowej

Tajemnica zawodowa to imponderabilia zawodu adwokata i radcy prawnego. Bez niej  skuteczne i rzetelne świadczenie usług prawnych będzie niemożliwe, podobnie jak utrzymanie zaufania klienta. Przede wszystkim jednak iluzoryczna może być realizacja praw przysługujących jednostce (podmiotowi prawa), w tym prawa do sądu, w ramach którego podsądny może chcieć skorzystać z pomocy zawodowego pełnomocnika. Punktem wyjścia jest tu bowiem poczucie bezpieczeństwa poufności przekazywanych informacji. Dlatego tak istotna jest należyta ochrona tajemnicy zawodowej przez adwokatów i radców prawnych, osoby z nimi współpracujące oraz klientów, a także jej poszanowanie przez organy władz publicznych.

Zakres przedmiotowy tajemnicy zawodowej

Przepisy odnoszące się do tajemnicy zawodowej nie zawierają jej definicji. Określają jedynie, że adwokat oraz radca prawny zobowiązani są zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedzieli się w związku z udzielaniem pomocy prawnej.

Powszechnie przyjmuje się więc, że tajemnicą zawodową objęte są m.in.:

• akta i zawarte w nich materiały,
• wiadomości, notatki i dokumenty dotyczące sprawy uzyskane od klienta oraz innych osób, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują,
• źródła finansowania, z jakich klient lub inna osoba opłaca honorarium adwokata i radcy prawnego.

Powyższy katalog ma charakter otwarty – tajemnicą zawodową objęte są również te wiadomości, które adwokat/radca prawny uzyskali w toku lub przy okazji innych jeszcze czynności. Mogą to być także jego osobiście poczynione spostrzeżenia i obserwacje dotyczące sprawy lub klienta. Granicę wytycza wyłącznie kryterium, czy takie działanie pozostawało w związku ze świadczeniem pomocy prawnej, którą należy pojmować szeroko.

Należy pamiętać, że w praktyce coraz częściej pojawiają się nowe pola aktywności adwokata lub radcy prawnego, jak np. pełnienie funkcji członka rady nadzorczej, delegowanego w szczególności w celu czuwania nad należytym wprowadzaniem i stosowaniem procedur zgodności w spółce, lub wszelkie czynności, jakie zawodowi pełnomocnicy podejmują w ramach prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających.

Obowiązek zachowania tajemnicy przez adwokata/radcę prawnego jest nieograniczony w czasie – profesjonalny pełnomocnik nigdy nie zostaje zwolniony z obowiązku dochowania poufności (np. śmierć klienta nie zwalnia z tajemnicy).

Zakres podmiotowy tajemnicy zawodowej

Obowiązek dochowania tajemnicy zawodowej dotyczy adwokatów i radców prawnych, a także aplikantów adwokackich i radcowskich. Należy jednak pamiętać, że w ramach świadczenia pomocy prawnej sami zawodowi pełnomocnicy korzystają ze wsparcia osób nie mających uprawnień zawodowych. Osoby te w mniejszym lub większym zakresie muszą zapoznawać się informacjami, które dotyczą spraw klientów. Tymczasem brak jest przepisów, które wskazywałyby wprost, że obowiązek zachowania i respektowania tajemnicy zawodowej rozciąga się także na te osoby.

Analiza obowiązujących regulacji ustawowych i korporacyjnych z punktu widzenia wartości stojących u podstaw tajemnicy zawodowej prowadzić jednak powinna do wniosku, że tajemnica zawodowa rozciąga się także na współpracowników adwokata/radcy prawnego. Na nim ciąży bowiem obowiązek zapewnienia, że tajemnicy tej będą przestrzegać również aplikanci adwokaccy/radcowscy i wszystkie inne osoby współpracujące, które w związku z pracą nad sprawą powzięły informacje objęte tajemnicą (np. personel administracyjny, osoby zatrudnione przez adwokata, osoby, którym adwokat zleca określone czynności).

Dochowanie tajemnicy zawodowej w dobie relatywizacji i cyfryzacji

W percepcji adwokata i radcy prawnego tajemnica zawodowa powinna mieć charakter bezwzględny. Dotyczy to nawet tych sytuacji, kiedy przepisy prawa dopuszczają zwolnienie adwokata lub radcy prawnego z tajemnicy, jak ma to miejsce na gruncie przepisów Kodeksu postępowania karnego. Przewidują one możliwość zwolnienia adwokata/radcy prawnego przez sąd z tajemnicy zawodowej i przesłuchania go, gdy jest to niezbędne dla dobra wymiaru sprawiedliwości, a okoliczności, na jakie adwokat/radca prawny ma zostać przesłuchany, nie mogą zostać ustalone w inny sposób. Postępowanie cywilne zasadniczo dopuszcza jako dowód przesłuchanie każdego, kto może mieć wiedzę na temat istotnych okoliczności sprawy. Powołani na świadka adwokat i radca prawny mogą jednak skorzystać z prawa odmowy odpowiedzi na pytanie, jeżeli ich zeznania mogłyby wiązać się z pogwałceniem istotnej tajemnicy zawodowej (np. art. 261 § 2 k.p.c.). Takie uprawnienie nie przysługuje jednak adwokatom i radcom prawnym na gruncie postępowania karnego.

Tymczasem dla adwokata – niezależnie od ustawodawczych zakusów na tajemnicę – obowiązek zachowania tajemnicy jest etycznie bezwzględny. Oznacza to, że nawet jeśli przepisy dopuszczają możliwość zwolnienia adwokata z tajemnicy zawodowej, ma on obowiązek ją zachować (również w sytuacji zwolnienia z niej przez klienta).

Ponadto adwokat/radca prawny powinien mieć na uwadze, że zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego adwokatowi, który, szanując bezwzględny zakaz ujawniania informacji uzyskanych od klienta, odmówi składania zeznań, nawet mimo zwolnienia go z tajemnicy zawodowej przez sąd, nie można skutecznie postawić zarzutu zatajenia prawdy².

Obowiązek dochowania tajemnicy zawodowej oznacza także obowiązek jej należytego chronienia. Poza czynnikiem czysto ludzkim, związanym z wypracowywaniem u siebie oraz osób współpracujących nawyku zachowania w tajemnicy informacji związanych ze świadczeniem pomocy prawnej, dochowanie tajemnicy wymaga także podejmowania stosownych działań technicznych oraz dobrych praktyk.

Ma to szczególne znaczenie w obliczu rozwoju cywilizacyjnego i nowych technologii, które również tworzą zagrożenie dla istnienia tajemnicy zawodowej. Koniecznością po stronie adwokata i radcy prawnego jest zatem stosowanie wszelkich środków zabezpieczających (takich jak oprogramowanie antywirusowe, ochrona tożsamości, szyfrowanie przesyłanych dokumentów, korzystanie z bezpiecznych kanałów komunikacji).

W sprawach o charakterze transgranicznym – na poziomie co najmniej Unii Europejskiej – świadcząc pomoc prawną należy również mieć na względzie Kodeks Etyki Adwokatów UE (zwłaszcza postanowienie 5.3), który mówi, że jeśli prawnik wysyła korespondencję do prawnika z innego państwa członkowskiego i jednocześnie chce, aby pozostała ona poufna lub bez uszczerbku dla sprawy, powinien wyraźnie ten fakt zakomunikować przed wysłaniem korespondencji.

Formą ochrony tajemnicy zawodowej jest także zadbanie o to, aby w razie przeszukania kancelarii adwokackiej obecny był członek samorządu adwokackiego, którego zadaniem jest kontrola, czy przestrzegane są przepisy Kodeksu postępowania karnego o charakterze gwarancyjnym dla tajemnicy zawodowej. Przepisy te nakazują m.in. organowi przeprowadzającemu czynności niezwłoczne przekazanie dokumentu objętego tajemnicą bez jego odczytania prokuratorowi lub sądowi w opieczętowanym opakowaniu.

Inną dobrą praktyką może być także należyte uświadamianie klienta o zakresie tajemnicy zawodowej oraz zaznaczanie w nagłówkach dokumentów adresowanych do klienta (w tym maili), że są one objęte tajemnicą zawodową lub obrończą.

Obecne zagrożenia tajemnicy adwokackiej i radcowskiej

Na całym świecie widoczne są tendencje do relatywizacji tajemnicy zawodowej. Wynika to z wielu przyczyn, z których część dotyczy samej adwokatury. Chodzi tu przede wszystkim o liczne nadużycia finansowo-podatkowe, zarówno w Europie jak i Stanach Zjednoczonych, w których kancelarie adwokackie – oferujące swoim nieuczciwym klientom parasol ochronny w postaci tajemnicy zawodowej – odegrały istotną rolę. W związku z powyższym władze poszczególnych państw zdecydowały się ograniczyć zakres tajemnicy adwokackiej i w ten sposób zapobiegać przyszłym jej nadużyciom. Trend ten ujawnia się również w praktyce polskiego ustawodawcy.

Istotną ingerencją w tajemnicę zawodową są przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy, które w pewnym zakresie czynią z adwokatów i radców prawnych instytucje obowiązane i nakładają na nich obowiązek dokonywania zgłoszeń transakcji podejrzanych. Obowiązek ten dotyczy adwokatów i radców prawnych, którzy uczestniczyli w transakcji, świadcząc pomoc klientowi, a pomoc ta nie polega na reprezentacji  klienta w danej sprawie. W tym zakresie przepisy korporacyjne wskazują, że obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej nie obejmuje informacji przekazywanych w ramach zgłoszenia. Warto wspomnieć, że polski ustawodawca, w ramach implementacji dyrektyw UE w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy, nie przyjął rozwiązania ustanawiającego swoisty filtr w postaci przekazywania przez adwokata/radcę prawnego pierwotnego zgłoszenia dziekanowi właściwej rady/izby. To dziekan byłby zobowiązany do dokonania wstępnej analizy, czy obowiązek zgłoszenia rzeczywiście powstał, a jeśli tak – to on dokonywałby stosownego zgłoszenia.

Ponadto w ostatnich mniej więcej dwóch latach widać rosnącą tendencję do przesłuchiwania adwokatów i radców prawnych w toku postępowań karnych i cywilnych oraz do dokonywania przeszukań kancelarii adwokackich.

Tytułem przykładu należy zwrócić uwagę na postanowienie Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 14 listopada 2017 r. (II AKz 432/17), który zgodził się z postanowieniem sądu pierwszej instancji zwalniającym adwokata z obowiązku zachowania tajemnicy adwokackiej, dając prymat interesowi wymiaru sprawiedliwości. Kluczowym argumentem było stwierdzenie, że w związku z tym, że zebrane dowody nie przyczyniły się do wyjaśnienia sprawy, a oskarżeni (właściciele spółki, na której rzecz adwokat świadczył usługi prawne) nie mają obowiązku obciążać samych siebie, jedyną możliwością było przesłuchanie adwokata. Sąd ten uznał także, że nie jest objęty tajemnicą zawodową zakres upoważnienia/pełnomocnictwa udzielonego przez klienta w konkretnej sprawie. We wspomnianym orzeczeniu z zakresu tajemnicy wyłączone zostały czynności związane z prowadzeniem kancelarii – np. podział czynności pomiędzy pracowników/aplikantów, obieg dokumentów (również ich projektów) czy też ewidencja prowadzonej korespondencji.

Sygnalizowana tendencja traktowania adwokatów i radców prawnych jako źródła dowodowe,  musi skutkować zjawiskami patologicznymi. Nie tylko ze względu na pomieszanie ról procesowych oraz zachwianie równowagi procesowej, ale przede wszystkim z uwagi na niebezpieczeństwo narażenia podstawowych wartości zawodowych oraz fakt, iż zeznający adwokat/radca staje się jednocześnie najgroźniejszym wrogiem swojego klienta.

Należy być może w tym miejscu jedynie przypomnieć zasadę z Kodeksu Etyki Adwokackiej (par. 19 pkt 8), że adwokatowi nie wolno zgłaszać dowodu z zeznań świadka będącego adwokatem/radcą prawnym w celu ujawnienia przez niego wiadomości uzyskanych w związku z wykonywaniem zawodu.

In-house in, tajemnica out?

Choć zakres tajemnicy zawodowej nie powinien ulegać różnicowaniu w zależności od formy wykonywania zawodu, to jednak praktyka w tym zakresie jest inna. Dotyczy to przede wszystkim radców prawnych wykonujących zawód jako tzw. in-house, czyli prawnik zatrudniony w ramach umowy o pracę, którzy w ramach działu prawnego – jako jednego z wielu departamentów – świadczą pomoc prawną na rzecz swojego jedynego klienta – pracodawcy, na temat którego posiadają niemalże komplet informacji.

Zgodnie z orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej świadczenie wewnętrznych usług prawnych skutkuje częściowo odmienną oceną zakresu tajemnicy zawodowej. Trybunał Sprawiedliwości opowiedział się za zawężeniem tajemnicy zawodowej i uznał, że wymiana korespondencji w ramach przedsiębiorstwa z wewnętrznymi adwokatami nie jest objęta tajemnicą zawodową³.

Uwagi końcowe

Bez tajemnicy zawodowej i obowiązku jej zachowania istnienie zawodów adwokata i radcy prawnego byłoby pozbawione racji bytu. To na niej spoczywa kluczowe dla tego zawodu zaufanie między klientem a adwokatem/radcą prawnym. Tajemnica zawodowa wyznacza granicę, poza którą organy władzy publicznej nie powinny wkraczać, choć pokusa jest duża, zwłaszcza gdy upatrują one w tajemnicy „kopalni złota” (doświadczamy tego, gdy organy władzy publicznej z coraz mniejszą delikatnością wykorzystują ustawowe instrumenty). Dlatego tak istotne jest kreowanie i pielęgnowanie właściwych postaw. W razie wątpliwości warto mieć w pamięci następujące stwierdzenie: „Tajemnica – tak jak prawda – albo obowiązuje w formie kategorycznej, albo jej w ogóle nie ma. Tak jak nie ma ćwierć czy półprawdy, tak nie ma miejsca na częściową, czyli względną tajemnicę”⁴.

Aleksandra Stępniewska, adwokat, Magdalena Kotowicz, praktyka karna kancelarii Wardyński i Wspólnicy