Spółka jako śledczy | Co do zasady

Czy dowody uzyskane w wewnętrznym postępowaniu wyjaśniającym można wykorzystać w postępowaniu sądowym?

Wewnętrzne postępowania wyjaśniające to jeden z elementów konstrukcyjnych systemów zarządzania zgodnością (compliance management systems). Przeprowadza się je w razie zaistnienia nieprawidłowości dotyczącej funkcjonowania spółki, w tym niezgodnego z obowiązującymi przepisami i procedurami zachowania osób z nią powiązanych, takiego jak ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa, korupcja lub mobbing.

Zasadniczym celem wewnętrznych postępowań wyjaśniających jest ustalenie, czy rzeczywiście doszło do nieprawidłowości oraz kto, kiedy, jak i dlaczego się ich dopuścił. Dla poczynienia tych ustaleń, które następnie posłużą jako uzasadnienie dla podjęcia środków zaradczych, w tym na gruncie dyscyplinarnym lub sądowym, konieczne jest zebranie dowodów.

Postępowania wewnętrzne mają więc na celu nie tylko wyjaśnienie zaistniałej sytuacji, lecz także zgromadzenie dowodów na potrzeby ewentualnego postępowania sądowego. Może to być postępowanie w zakresie prawa pracy, gdy pracownik zakwestionuje zwolnienie dyscyplinarne, postępowanie cywilne, gdy spółka poniosła szkodę, postępowanie administracyjne, gdy np. osoba z wewnątrz spółki w nieuprawniony sposób wykorzystała informację poufną, lub postępowanie karne, gdy nieprawidłowość stanowi także przestępstwo.

Najczęściej gromadzonymi dowodami w toku postępowań wewnętrznych są w szczególności dokumenty, dane zawarte na elektronicznych nośnikach danych, wydruki z komputerów, przedmioty, nagrania z monitoringu, a także protokoły z przesłuchań pracowników – świadków lub osób podejrzewanych o zaangażowanie w nieprawidłowość. Niejednokrotnie dowody pozyskiwane są w ramach niezapowiedzianych wewnętrznych kontroli w spółce, tzw. dawn raids, podczas których przeprowadza się przeszukania pomieszczeń biurowych oraz zabezpiecza elektroniczne nośniki danych.

W razie wszczęcia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego spółka, pracodawca lub specjalny zespół powołany w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji staje się śledczym. Tymczasem postępowania wyjaśniające i czynności dowodowe realizowane w ich ramach nie podlegają szczególnym zasadom określającym sposób ich przeprowadzania, jak ma to miejsce w przypadku postępowań przed organami państwowymi, gdzie przestrzeganie tych zasad warunkuje dopuszczalność dowodów.

W tym kontekście rodzi się pytanie o możliwość wykorzystania dowodów zebranych podczas wewnętrznych postępowań w ramach postępowań cywilnych, karnych lub administracyjnych. Choć obowiązujące przepisy nie regulują wprost tej kwestii, na podstawie ich brzmienia można formułować wnioski ogólne.

Jakie postępowanie, taki dowód

W postępowaniu cywilnym dopuszczalność i możliwość wykorzystania dowodów prywatnych, do których zaliczyć należy także te uzyskiwane w toku postępowania wewnętrznego, nie budzą wątpliwości. Istotą tego postępowania jest bowiem to, że prowadzenie sporu, w tym przedstawianie dowodów, jest zadaniem stron. Sąd jest jedynie obserwatorem walki procesowej. Niemniej jednak to do niego należy dopuszczenie przeprowadzenia dowodów oraz ostateczna ocena ich wiarygodności.

Kodeks postępowania cywilnego wskazuje konkretne środki dowodowe służące dowodzeniu, niemniej jednak katalog zawarty w tym kodeksie nie jest zamknięty. Strony mogą więc przedkładać sądowi także inne dowody, podążając za postępem technologicznym, który otwiera nowe możliwości dowodzenia. Należy jednak baczyć, aby przy pozyskiwaniu dowodów w ramach postępowań wewnętrznych nie naruszyć obowiązujących przepisów prawa. Choć k.p.c. nie zawiera wyraźnego ogólnego zakazu dowodów uzyskanych nielegalnie, to praktyka w tym zakresie nie jest jednolita, czego przykładem są orzeczenia wykluczające dowody z nagrań rozmów w sytuacji, gdy rozmówca nie wiedział, że jest nagrywany. Nadto wykluczeniu zawsze będą podlegać te dowody, które zostały pozyskane w sposób sprzeczny z konkretnymi zakazami lub przywilejami dowodowymi. Przykładem może być np. protokół z przesłuchania świadka, który miał prawo odmówić zeznań lub przedłożenia dokumentu z tej przyczyny, że złożenie dokumentu lub wyjaśnień mogłoby go obciążyć.

W postępowaniu administracyjnym dowodem może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Ponownie wachlarz środków dowodowych, jakie pozostają do dyspozycji strony nieinstytucjonalnej, czyli w przeważającej mierze podmiotu prywatnego, jest szeroki. Jednak Kodeks postępowania administracyjnego wyraźnie zastrzega, że z materiału dowodowego wykluczone będą dowody uzyskane sprzecznie z prawem, nie precyzując przy tym, o jakich przepisach prawa jest tu mowa.

Najściślejsze uregulowanie w zakresie dowodów zawiera Kodeks postępowania karnego. Inicjatywa dowodowa przysługuje zarówno organom prowadzącym postępowanie karne, jak i samym stronom. Katalog dowodów jest wyraźnie określony, choć przyznana pozainstytucjonalnym stronom postępowania inicjatywa dowodowa może służyć wprowadzaniu także innych dowodów. Jednocześnie jednak sposób przeprowadzania dowodów wymienionych w k.p.k. jest ściśle określony. Przykładowo zeznania świadków mogą być odebrane jedynie przez organ ścigania, ich treść powinna być zawarta w protokole sporządzonym przez ten organ i nie może być zastępowana notatkami. Nadto na chwilę obecną nie mają znaczenia dowodowego dokumenty prywatne powstałe dla celów postępowania karnego. Dlatego protokół z przesłuchania świadka w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego może być pozbawiony znaczenia w procesie karnym. Aby wykorzystać wiedzę zdobytą podczas wewnętrznego postępowania, trzeba będzie złożyć wniosek o przeprowadzenie dowodu z przesłuchania świadka wraz ze wskazaniem okoliczności, na jakie świadek ten powinien zostać przesłuchany.

Nowelizacja procedury karnej a dopuszczalność dowodów

Sytuacja w zakresie dowodów w procesie karnym ulegnie jednak gruntownej zmianie wraz z wejściem w życie reformy procedury karnej na początku lipca 2015 r. W jej wyniku strony postępowania takie jak pokrzywdzony lub podejrzany będą miały większe możliwości, a wręcz powinność czynnego udziału w gromadzeniu dowodów i ich prezentowaniu przed sądem. Wyraźnie dopuszczone zostaną tzw. dowody prywatne, w tym te pozostałe i gromadzone na cele postępowania karnego, a także eksperckie opinie prywatne.

Podstawowym ograniczeniem w zakresie gromadzenia dowodów będą dotychczasowe zasady. Wykluczeniu będą więc podlegały dowody niedopuszczalne, czyli objęte zakazem dowodowym jak w przypadku niedopuszczalności wykorzystania w procesie karnym zeznań, jakie oskarżony złożył jeszcze jako świadek.

W związku ze zmianą punktu ciężkości w zakresie dowodzenia w postępowaniu karnym w sposób oczywisty na znaczeniu zyskają dowody gromadzone w toku wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Ich przeprowadzanie stanie się wręcz koniecznością dla należytego zabezpieczenia interesów spółki jako pokrzywdzonego lub podmiotu, któremu może grozić odpowiedzialność na podstawie ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, jeżeli przestępstwo zostało popełnione przez osobę związaną ze spółką.

Wewnętrzne zasady gromadzenia dowodów

Reguły dotyczące dopuszczalności dowodów prywatnych różnią się w zależności od dziedziny prawa. Bezcelowe więc może być budowanie odmiennych reguł gromadzenia dowodów w ramach postępowań wewnętrznych w zależności charakteru nieprawidłowości i jej możliwych implikacji prawnych, zwłaszcza że niejednokrotnie ta sama nieprawidłowość może wywierać skutki w kilku sferach jednocześnie. Dla zapewnienia skuteczności dowodów uzyskanych w toku postępowań wewnętrznych zasadne byłoby natomiast ustalenie pewnych podstawowych zasad gromadzenia dowodów wewnątrz organizacji.

Przede wszystkim zbieranie dowodów w postępowaniach wewnętrznych powinno przebiegać z poszanowaniem podstawowych praw jednostki, m.in. prawa do prywatności i tajemnicy komunikacji, oraz obowiązujących przepisów prawa.

W kontekście przesłuchiwania świadków w ramach wewnętrznych postępowań należy z kolei pamiętać o ogólnej zasadzie dającej prawo do zachowania milczenia osobie, która może ponieść konsekwencje związane ze swoim działaniem. Spółka jako pracodawca może wzywać pracowników do udzielenia informacji i wyjaśnień, niezależnie od stopnia ich potencjalnego zaangażowania w nieprawidłowość, powołując się na art. 101 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy formułującego obowiązek lojalności wobec zakładu pracy. Należy mieć jednak na względzie, że tak pozyskane protokoły wyjaśnień mogą być pozbawione mocy dowodowej, jeżeli w konkretnym przypadku zastosowanie znajdzie zakaz dowodowy wynikający z zasady, że nikt nie jest obowiązany, żeby świadczyć przeciwko sobie.

Dla zapewnienia skuteczności dowodów gromadzonych w postępowaniach wewnętrznych istotne jest także ich zabezpieczenie przed ingerencją, która mogłaby naruszać zawartą w nich treść lub wręcz skutkować jej utratą. Dotyczy to w szczególności zabezpieczania danych zawartych na nośnikach elektronicznych. Kluczowe jest bowiem zapewnienie, że dane na nich zawarte w chwili zajęcia są takie same jak w chwili ich przedstawiania jako dowód w postępowaniu sądowym, oraz wskazanie, że metoda zabezpieczenia gwarantowała nienaruszalność danych. W tym celu niejednokrotnie trzeba będzie skorzystać z usług wyspecjalizowanych w tym zakresie firm świadczące usługi w zakresie forensic. Jeżeli zaś rozważane są kroki prawnokarne, zabezpieczenie dowodów należałoby w następnej kolejności powierzyć organom ścigania.

Aleksandra Stępniewska, praktyka karna kancelarii Wardyński i Wspólnicy