Sekretarz administracyjny w postępowaniu na podstawie Regulaminu Arbitrażowego ICC | Co do zasady

Rola arbitra oparta jest na zaufaniu. Arbiter ma obowiązek rozpoznać i rozstrzygnąć sprawę osobiście. Istota tej funkcji oznacza zatem, że mandatu arbitra nie można przenieść na inną osobę. Możliwe, a niekiedy wskazane jest jednak powierzenie czynności pomocniczych innym osobom, tzw. sekretarzom administracyjnym. Oddelegowanie części zadań może usprawnić przebieg postępowania i ograniczyć koszty i czas postępowania, na czym zazwyczaj zależy stronom.

Celem artykułu jest omówienie roli sekretarza administracyjnego w postępowaniu arbitrażowym prowadzonym na podstawie Regulaminu Arbitrażowego Międzynarodowej Izby Handlowej w Paryżu („Regulamin ICC”, „Regulamin”).

Sam Regulamin nie zawiera postanowień dotyczących sekretarzy administracyjnych, a zakres ich obowiązków i uprawnień jest od pewnego czasu przedmiotem dyskusji wśród praktyków i instytucji arbitrażowych. Ostatnio rola i zadania sekretarzy w postępowaniach toczących się zgodnie z Regulaminem ICC zostały określone w Note to the Parties and Arbitral Tribunals on the Conduct of Arbitration z 1 marca 2017 r.

Wytyczne i wskazówki dotyczące ich praktycznego zastosowania zostały szczegółowo omówione podczas kwietniowego szkolenia ICC dla sekretarzy administracyjnych.

Kim jest sekretarz administracyjny

Sekretarz nie jest członkiem trybunału i nie podejmuje decyzji. Jego zadaniem jest wspierać trybunał, w praktyce najczęściej przewodniczącego trybunału, w sprawnej organizacji i administracji postępowania. W praktyce oznacza to, że sekretarz może np. przeglądać i weryfikować materiał dowodowy pod kątem kompletności, prowadzić akta sprawy, przygotowywać projekty dokumentów oraz analizować stan faktyczny lub prawny, ułatwiając tym samym arbitrom wykonywanie ich mandatu.

Powierzane sekretarzowi zadania mają pomocniczy charakter, jednak nierzadko wymagają znajomości prawa i specyfiki postępowań arbitrażowych. Dlatego choć nie ma ustalonych wytycznych dotyczących kwalifikacji kandydatów na sekretarzy, większość praktyków zgadza się, że sekretarzem powinna być osoba z wykształceniem prawniczym. Najczęściej sekretarzami administracyjnymi zostają osoby z mniejszym doświadczeniem zawodowym niż członkowie trybunału.

Czy strona ma wpływ na wybór sekretarza

Zgodnie z Regulaminem ICC trybunał komunikuje stronom, że będzie korzystał z pomocy sekretarza administracyjnego. Aby zapewnić transparentność postępowania, trybunał przedstawia stronom m.in. życiorys kandydata i jego oświadczenie o niezależności i bezstronności. Strony mogą sprzeciwić się danej kandydaturze.

Kiedy trybunał powołuje sekretarza

Powołanie sekretarza administracyjnego nie jest obligatoryjne. Nie ma też zasad, które przesądzałaby o tym, w jakiego rodzaju sprawach może lub powinien on zostać powołany. Decyzja o powołaniu (lub niepowołaniu) sekretarza administracyjnego nie powinna być uzależniona od wartości przedmiotu sporu czy zawiłości przedstawianej argumentacji prawnej. Nawet w sprawach o relatywnie niskiej wartości przedmiotu sporu strony mogą przedstawiać obszerne dowody i rozbudowane pisma procesowe oraz składać liczne wnioski proceduralne wymagające reakcji ze strony trybunału. W tego typu sprawach wskazane może okazać się wsparcie administracyjno-organizacyjne ze strony sekretarza. Sekretarz administracyjny może się okazać niezbędny nawet w sprawach rozstrzyganych przez jednego arbitra. Z kolei niektóre postępowania o znacznej wysokości przedmiotu sporu i dotyczące skomplikowanych kwestii prawnych nie muszą generować zadań organizacyjno-administracyjnych, które uzasadniałyby powołanie sekretarza.

Zgodnie z Regulaminem ICC trybunał nie ma więc obowiązku powoływać sekretarza. Jeśli jednak zamierza to zrobić, ma obowiązek rozważyć, czy jest to w danej sprawie wskazane. Podejmując taką decyzję, trybunał powinien przede wszystkim ocenić, czy zaangażowanie sekretarza przyczyni się do usprawnienia postępowania oraz oszczędności czasu i kosztów z nim związanych.

Sekretarza administracyjnego można powołać na każdym etapie postępowania arbitrażowego. Dzięki elastyczności Regulaminu ICC w tym zakresie arbitrzy mogą efektywnie zarządzać postępowaniem i reagować odpowiednio do rozwoju sprawy.

Uprawnienia i obowiązki sekretarza administracyjnego

Przede wszystkim sekretarze administracyjni działają zgodnie z instrukcjami trybunału i pod jego ścisłym nadzorem. Nie mogą podejmować w sprawie żadnych merytorycznych decyzji. W praktyce mogą jednak powstać wątpliwości co do dokładnego zakresu uprawnień i obowiązków sekretarzy. Zakres ten jest każdorazowo uzależniony od oczekiwań członków trybunału oraz od charakteru sprawy.

Note to the Parties and Arbitral Tribunals on the Conduct of Arbitration wskazuje przykładowe zadania, które mogą zostać powierzone sekretarzom. Są to m.in.: prowadzenie akt sprawy, organizacja spotkań i rozpraw oraz branie w nich udziału, komunikacja i przekazywanie dokumentów w imieniu trybunału, research na potrzeby postępowania.

Sekretarze mogą uczestniczyć w rozprawach i naradach trybunału, choć nie powinni brać udziału w dyskusji merytorycznej. Zdarza się też, że sekretarze przygotowują projekty dokumentów o charakterze organizacyjnym, np. postanowień proceduralnych. Postanowienia powinny być przygotowywane w oparciu o wytyczne trybunału. To trybunał podejmuje decyzje, a sekretarz jedynie wyręcza arbitrów w zadaniach, które nie wymagają ich osobistego zaangażowania.

Podsumowując, rola sekretarza administracyjnego powinna mieć charakter pomocniczy względem trybunału, a jego działania muszą być transparentne. Jest to podstawowa zasada pozwalająca wyznaczyć granice uprawnień sekretarza administracyjnego. W razie wątpliwości co do zakresu uprawnień sekretarza w konkretnej sprawie, trybunał lub sekretarz powinni skonsultować się z Sekretariatem ICC.

Karolina Przygoda, Marta Kozłowska, praktyka postępowań sądowych i arbitrażowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy