Pełnomocnictwa podatkowe, co jest z nimi nie tak? | Co do zasady

Znowelizowane przepisy Ordynacji podatkowej dotyczące pełnomocnictw funkcjonują już od ponad roku (z wyjątkiem przepisu dotyczącego pełnomocnictwa ogólnego, który wszedł w życie 1 lipca 2016 r.). Mieliśmy więc czas oswoić się z nową rzeczywistością pełną niezrozumiałych formularzy służących do udzielania pełnomocnictw. Ich wprowadzenie miało wyklarować kwestie związane z reprezentacją podatnika w sprawach podatkowych. Czy to się faktycznie udało?

Trochę teorii

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatnik może działać w sprawie przez pełnomocnika, o ile charakter czynności nie wymaga jego osobistego działania. W tym celu podatnik może udzielić pełnomocnikowi (osobie fizycznej posiadającej zdolność do czynności prawnych) pełnomocnictwa: ogólnego, szczególnego lub do doręczeń. Pełnomocnictwo ogólne ma najszerszy zakres i obejmuje wszystkie sprawy podatkowe oraz inne sprawy należące do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej i wymaga rejestracji w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw. Pełnomocnictwo szczególne jest ograniczone do reprezentowania podatnika w konkretnej sprawie.

Zgodnie z przepisami wykonawczymi¹ wydanymi na podstawie Ordynacji, które regulują kwestie związane z pełnomocnictwami, dla każdego rodzaju pełnomocnictwa podatkowego został ustalony urzędowy wzór w formie formularza. W efekcie uniwersalne pełnomocnictwa udzielane do stycznia 2016 r. w formie pisemnej przestały być satysfakcjonujące dla urzędników, którzy podważają umocowanie pełnomocników do działania w sprawie, jeśli nie przedstawią pełnomocnictwa w formie właściwego formularza. Aby więc pełnomocnictwo skutecznie umocowywało pełnomocnika, musi zostać przeniesione na odpowiednie pola na formularzu PPO-1, PPS-1 lub PPD‑1.

Dodatkowym rodzajem pełnomocnictwa, które zostało uregulowane w Ordynacji, jest pełnomocnictwo do składania deklaracji w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej (UPL- 1 i UPL-1P).

W tym artykule skupimy się na kwestiach związanych z pełnomocnictwem szczególnym, które wydaje się najczęściej udzielanym pełnomocnictwem przez podatników. Poniższe uwagi znajdują jednak zastosowanie również do innych rodzajów pełnomocnictw podatkowych.

Bariera językowa

Z formularzami wiąże się kilka praktycznych trudności. Jednym z nich jest bariera językowa dla mocodawcy będącego obcokrajowcem. Formularze zostały sporządzone jedynie w języku polskim, przez co mocodawca niewładający językiem polskim, udzielając takiego pełnomocnictwa bezpośrednio na formularzu, de facto nie jest w stanie samodzielnie zweryfikować tego, co podpisuje. Oczywiście gdy umocowanie zostaje udzielone profesjonalnemu pełnomocnikowi, możemy mówić o zaufaniu pomiędzy mocodawcą i umocowanym, które jest fundamentem dla instytucji pełnomocnictwa. Mimo to w przypadku pełnomocnictw w formie pisemnej powszechnie utartą praktyką jest sporządzanie pełnomocnictw dwujęzycznych. Tak przygotowany dokument poprawia komfort obu stron czynności, a tym samym ogranicza do minimum możliwe nieporozumienia związane z zakresem udzielanego pełnomocnictwa.

Uwierzytelnienie odpisu pełnomocnictwa przez profesjonalnego pełnomocnika

Wątpliwości dotyczą także uwierzytelnienia odpisu pełnomocnictwa udzielonego na formularzu. W przypadku „pisemnych” pełnomocnictw profesjonalny pełnomocnik po otrzymaniu oryginalnego dokumentu pełnomocnictwa podpisanego przez klienta przechowuje go w aktach i wykorzystuje do uwierzytelniania kopii pełnomocnictwa (poprzez poświadczenie za zgodność z oryginałem), którymi posługuje się w kontaktach z organami czy sądami.

W przypadku otrzymania od mocodawcy formularza PPS-1 podpisanego odpowiednio w polach o numerach 26, 30 i 34, pełnomocnik uwierzytelnia go, zaznaczając pole numer 36 (czyli wskazując, że jest to uwierzytelnienie), umieszczając podpis w polu 37 oraz wpisując datę i miejsce sporządzenia odpisu w polu 38.

Z uwagi na kwestie językowe oraz techniczne w praktyce raczej unika się przesyłania formularzy PPS-1 do podpisu przez klienta, zwłaszcza obcojęzycznego. Na rynku przyjęło się uzyskiwanie od mocodawców pełnomocnictw o odpowiednio określonym zakresie umocowania, które są przesyłane jako pełnomocnictwa „pisemne”, sporządzone w polskiej i angielskiej wersji językowej. Następnie, na potrzeby kontaktu z organami podatkowymi, tak udzielone pełnomocnictwa są przenoszone na formularz ze wskazaniem, że jest to uwierzytelnienie. W takim przypadku poza czynnościami opisanymi powyżej należy w polach przeznaczonych na podpis mocodawcy (26, 30 i 34) wpisać słowo „TAK”, informując w ten sposób organ o istnieniu podpisu złożonego przez udzielającego pełnomocnictwo.

Takie uwierzytelnienie kopii pełnomocnictw przez profesjonalnych pełnomocników wydaje się zgodne z zamysłem autorów formularzy i jest akceptowane przez organy podatkowe.

Lepsze wrogiem dobrego

Podsumowując, ustawodawca chcąc kompleksowo uregulować kwestie związane z reprezentacją podatnika, sprezentował narzędzie w postaci formularzy. Czy tak skonstruowane pełnomocnictwa podatkowe poprawiły sytuację podatnika? Z perspektywy naszej praktyki możemy jedynie stwierdzić, że powiedzenie „lepsze wrogiem dobrego” pozostaje prawdziwe także w odniesieniu do prawa podatkowego.

Joanna Goryca, Michał Nowacki, radca prawny, doradca podatkowy, praktyka podatkowa kancelarii Wardyński i Wspólnicy