Dane o niekaralności już nie są wrażliwe
Od jutra, 25 maja br., zaczyna obowiązywać rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych (RODO). Zmienia ono klasyfikację prawną danych zawartych w zaświadczeniach o niekaralności. W przeciwieństwie do innych zmian, które wprowadza RODO, ta zmiana to krok w stronę liberalizacji. Jak będą traktowane tego rodzaju dane?
Szczególne kategorie danych osobowych dziś i jutro
Jak wspominaliśmy, pod rządami obowiązującej do dzisiaj ustawy o ochronie danych osobowych dane zawarte w zaświadczeniach o niekaralności były traktowane jako dane wrażliwe. Istniał generalny zakaz przetwarzania danych osobowych dotyczących m.in. wyroków skazujących i czynów zabronionych. Od generalnego zakazu istniał katalog 10 wyjątków zezwalających na przetwarzanie danych wrażliwych, w tym na podstawie zgody wyrażonej na piśmie oraz wtedy, gdy istniał przepis szczególny zezwalający na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą, przy czym zachowane były pełne gwarancje ich ochrony.
RODO w dużej mierze odchodzi od pojęcia danych wrażliwych, ustanawiając katalog szczególnych kategorii danych, takich jak m.in. dane dotyczące zdrowia, dane genetyczne czy dane biometryczne, lecz utrzymuje ogólny zakaz przetwarzania tego rodzaju danych oraz co do zasady analogiczne wyjątki zezwalające na ich przetwarzanie w określonych sytuacjach.
Różnica polega na tym, że dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych zostają wyłączone spod reżimu prawnego mającego zastosowanie do szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) i poddane szczególnej regulacji prawnej zawartej w art. 10 RODO. Jest ona restrykcyjna, ponieważ nie mamy tu do czynienia z katalogiem 10 wyjątków, a jedynie z dwiema szczególnymi podstawami zasad przetwarzania tego rodzaju danych, tj. gdy przetwarzanie jest dokonywane pod nadzorem władz publicznych lub jest dozwolone prawem Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego przewidującym ochronę praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Co z danymi zawartymi w zaświadczeniach o niekaralności?
Dotychczas art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych zabraniał przetwarzania m.in. danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Zakres zakazu był więc bardzo szeroki, bo obejmował nie tylko wyroki skazujące (karne i w sprawach o wykroczenia), ale również informacje o innych orzeczeniach np. wyrokach (warunkowo) umarzających postępowanie, wyrokach uniewinniających, jak i innych niż wyroki orzeczenia sądowych lub administracyjnych.
Zgodnie z nowymi zasadami zawartymi w art. 10 RODO zabrania się przetwarzania danych osobowych o wyrokach skazujących (criminal convictions), czynach niedozwolonych (offences) lub powiązanych środków bezpieczeństwa (related security measures). Zakres ten jest zatem wyraźnie węższy.
Nie wchodząc w niuanse dotyczące przekładania anglosaskich pojęć karnych zawartych w RODO na polskie realia prawne, na potrzeby praktyczne można przyjąć następujący podział.
- Jeżeli z zaświadczenia wynika, że dana osoba nie była karana, to taka informacja nie jest objęta szczególnym reżimem prawnym, lecz traktowana jako tzw. dane zwykłe – oznacza to, że mają zasady standardowe podstawy przetwarzania wynikające z art. 6 RODO jak np. wykonanie umowy, uzasadniony interes administratora danych czy też zgoda podmiotu danych.
- Jeśli zaświadczenie wykazuje skazania (w rozumieniu art. 10 RODO), ma zastosowanie ogólny zakaz ich przetwarzania i dwie szczególne podstawy ich przetwarzania (przetwarzanie dokonywane pod nadzorem władz publicznych lub dozwolone prawem Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego przewidującym ochronę praw i wolności osób, których dane dotyczą).
RODO zezwala, a czy przypisy regulacyjne również?
Niekiedy przepisy prawa nakładają obowiązek przedstawienia zaświadczeń o niekaralności określonych osób. Przykładowo oferenci w postępowaniach przetargowych mają obowiązek wykazać, że członkowie organów (zarządów, rad nadzorczych) oraz prokurenci nie byli skazani za przestępstwa określone w Prawie zamówień publicznych. Wykazanie tej okoliczności jest obowiązkiem oferenta, bo skutkiem nieprzedstawienia odpowiedniej dokumentacji jest wyłączenie z postępowania przetargowego. Niejednokrotnie pracodawcy oczekują przedstawienia tego rodzaju zaświadczeń, lecz zważywszy na ryzyko dyskryminacji, mają do tego prawo jedynie w stosunku do niektórych kandydatów, np. do pracy w ochronie.
Zatem mimo braku generalnego zakazu przetwarzania danych o niekaralności na postawie RODO należy sprawdzić, czy mamy prawo żądać tego rodzaju dokumentu od naszego pracownika lub też partnera biznesowego od strony przepisów regulacyjnych.
Joanna Krakowiak, radca prawny, praktyka ochrony danych osobowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy
