Ciężar gromadzenia materiału dowodowego | Co do zasady

Organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli te są znane mu z urzędu bądź też znajdują się w jego posiadaniu lub w posiadaniu innych podmiotów realizujących zadania publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej.

Wyrok WSA w Białymstoku z 23 czerwca 2015 r., II SA/Bk 309/15

Przepis art. 220 k.p.a. chroni obywateli i inne podmioty przed żądaniami organów administracji, by przedstawiać zaświadczenia na potwierdzenie określonych faktów bądź stanu prawnego. Celem wprowadzenia takiego rozwiązania było odciążenie stron lub innych uczestników postępowania zmuszonych do pozyskiwania zaświadczeń bądź oświadczeń. Dzięki takiej regulacji ciężar gromadzenia potwierdzeń określonych faktów – będących w posiadaniu organu (w jego rejestrach) oraz tych będących w posiadaniu innych podmiotów realizujących zadania publiczne – spoczywa na organie administracji publicznej.

Niekompletna dokumentacja

W omawianej sprawie inwestor wystąpił z wnioskiem o wydanie decyzji o ograniczeniu sposobu korzystania z nieruchomości na potrzeby przeprowadzenia inwestycji celu publicznego. Takie działanie inwestora było konieczne i podyktowane brakiem porozumienia z właścicielem nieruchomości, przez którą miała zostać przeprowadzona inwestycja. Organ z upoważnienia prezydenta miasta odmówił jednak wydania decyzji zezwalającej na wejście na teren, stwierdzając, że przedłożona dokumentacja jest niekompletna. Ponadto wnioskodawca określił usytuowanie obiektu na działce jedynie w sposób przybliżony, a nie precyzyjnie (co jest wymagane). Organ stwierdził też, że nie ma obowiązku z urzędu ustalać danych wynikających z ksiąg wieczystych czy zbioru dokumentów założonych dla nieruchomości objętej wnioskiem. Pomimo odwołania wojewoda utrzymał zaskarżoną decyzję w mocy.

Spółka złożyła skargę na powyższe rozstrzygnięcie do sądu administracyjnego, zarzucając naruszenie prawa materialnego, w tym błędną wykładnię przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami, a ponadto naruszenie przepisów postępowania – przede wszystkim art. 220 § 1 k.p.a.

Organ sam zagląda do rejestru…

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku prawomocnym wyrokiem uwzględnił złożoną skargę, uznając, że w sprawie doszło do odmowy wydania decyzji w wyniku nadinterpretacji przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz naruszenia przepisu art. 220 § 1 k.p.a.

W ocenie sądu organ bezzasadnie przerzucił ciężar zbierania materiału dowodowego na wnioskodawcę, bowiem samodzielnie winien zweryfikować żądaną informację z ewidencji gruntów dotyczącą nieruchomości objętej wnioskiem wywłaszczeniowym inwestora. Jak podkreślono w orzeczeniu, od dnia 17 czerwca 2010 roku, w związku z ustawą z dnia 12 lutego 2010 roku o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw, został poszerzony zakres czynności podejmowanych z urzędu przez organ prowadzący postępowanie administracyjne, czego nie dostrzeżono na wcześniejszym etapie sprawy.

Wcześniej organ administracji publicznej nie mógł żądać zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego jedynie wtedy, gdy były one znane organowi z urzędu bądź były możliwe do ustalenia przez organ na podstawie posiadanej ewidencji, rejestrów lub innych danych albo na podstawie dokumentów urzędowych przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu.

Wspomniana nowelizacja rozszerzyła katalog sytuacji, w których organ nie może żądać określonego zaświadczenia. W obecnym brzmieniu art. 220 § 1 k.p.a. organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli znane są one organowi z urzędu bądź też możliwe są do ustalenia przez organ: na podstawie posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych, w oparciu o rejestry publiczne posiadane przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej, poprzez wymianę informacji z innym podmiotem publicznym bądź też na podstawie przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych.

…i sam pozyskuje informacje od innego podmiotu publicznego

W doktrynie podkreśla się zalety tak wprowadzonych zmian, bowiem dzięki nim wyeliminowano część funkcjonujących w systemie prawnym zaświadczeń (np. zaświadczeń o niekaralności) upraszczając procedury administracyjne¹. Niedopuszczalne stało się też żądanie od obywatela zaświadczeń, gdy organ sam może pozyskać informację w drodze wymiany z innym podmiotem publicznym. W praktyce oznacza to, że organ administracji publicznej powinien sam składać wnioski na elektroniczną skrzynkę podawczą innego podmiotu publicznego i poprzez udzielane mu odpowiedzi gromadzić potrzebne w sprawie potwierdzenia stanu faktycznego i prawnego. Nie może zaś przerzucać na obywatela wymogu dostarczania takich poświadczeń².

Warto również podkreślić, że art. 220 k.p.a. był nowelizowany także w późniejszym czasie – poprzez dodanie § 3, 4 i 5. Zmiany te w założeniu projektu mają zapobiegać sytuacji, gdy obowiązek załączenia do podania oryginału dokumentu de facto uniemożliwia obywatelowi wniesienie podania drogą elektroniczną³.

Nowe regulacje umożliwiają wnoszenie elektronicznych kopii dokumentów papierowych uwierzytelnionych przez wnoszącego pismo (§ 3). Organ administracji publicznej może żądać przedłożenia oryginału zaświadczenia dopiero wtedy, gdy złożona kopia nie pozwala na weryfikację autentyczności oraz integralności lub jeżeli jest to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy (§ 4). Z kolei § 5 wskazuje, że strona lub inny uczestnik postępowania przechowują dane zaświadczenie do dnia, w którym decyzja kończąca postępowanie staje się ostateczna.

Joanna Duda, praktyka postępowań sądowych i arbitrażowych kancelarii Wardyński i Wspólnicy